So beenden Sie Ihre Geschäftsbeziehung mit Payone

Über Payone

Payone ist ein führender Payment-Service-Provider in Deutschland, der Unternehmen umfassende Lösungen für die Zahlungsabwicklung bietet. Das Unternehmen mit Sitz in Landsberg am Lech gehört zur Sparkassen-Finanzgruppe und zur Worldline-Gruppe, einem der größten europäischen Anbieter für Zahlungsverkehrs- und Transaktionsdienstleistungen. Payone ermöglicht es Händlern, sowohl im stationären Handel als auch im E-Commerce verschiedenste Zahlungsarten zu akzeptieren – von klassischen Kreditkarten über SEPA-Lastschriften bis hin zu modernen digitalen Wallets wie PayPal, Apple Pay und Google Pay.

Die Dienstleistungen von Payone richten sich primär an gewerbliche Kunden, vom kleinen Online-Shop bis zum großen Konzern. Das Unternehmen bietet nicht nur die technische Infrastruktur für Zahlungsprozesse, sondern auch Risikomanagement-Tools, Betrugsschutz und umfangreiche Reporting-Funktionen. Durch die Anbindung an die Sparkassen-Organisation genießt Payone ein hohes Vertrauen in der deutschen Geschäftswelt und positioniert sich als verlässlicher Partner für sichere Zahlungsabwicklung.

Trotz der professionellen Ausrichtung und der umfangreichen Serviceleistungen gibt es verschiedene Gründe, warum Unternehmen ihre Geschäftsbeziehung mit Payone beenden möchten. Manche Händler wechseln zu günstigeren Anbietern, andere benötigen spezielle Funktionen, die besser zu ihrem Geschäftsmodell passen, oder sie schließen ihr Geschäft ganz. Unabhängig vom Grund ist es wichtig, den Kündigungsprozess korrekt durchzuführen, um rechtliche Klarheit zu schaffen und unnötige Kosten zu vermeiden.

Abonnementpläne und Preise

Payone bietet keine standardisierten Abonnementpläne mit festen Preisen an, wie man sie von Consumer-Services kennt. Stattdessen werden die Konditionen individuell mit jedem Geschäftskunden vereinbart. Die Preisgestaltung hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter das Transaktionsvolumen, die genutzten Zahlungsarten, die Branche des Händlers und der Umfang der gewünschten Zusatzleistungen.

Typische Kostenbestandteile

Die Gebührenstruktur bei Payone setzt sich üblicherweise aus mehreren Komponenten zusammen. Es gibt in der Regel eine monatliche Grundgebühr für die Bereitstellung der Plattform und des Händlerkontos. Hinzu kommen transaktionsbasierte Gebühren, die je nach Zahlungsart variieren. Kreditkartenzahlungen sind typischerweise teurer als SEPA-Lastschriften oder giropay-Transaktionen. Manche Vertragsmodelle beinhalten auch Setup-Gebühren für die Ersteinrichtung.

Vertragslaufzeiten und Bindung

Die Vertragslaufzeiten bei Payone werden ebenfalls individuell ausgehandelt. Üblich sind Mindestvertragslaufzeiten von zwölf oder vierundzwanzig Monaten. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag in der Regel automatisch, sofern nicht fristgerecht gekündigt wird. Diese automatische Verlängerung erfolgt oft für weitere zwölf Monate. Für Geschäftskunden ist es daher essentiell, die im eigenen Vertrag festgelegten Konditionen genau zu kennen und Kündigungsfristen im Blick zu behalten.

Die individualisierte Preisgestaltung hat Vor- und Nachteile. Einerseits können Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen bessere Konditionen aushandeln. Andererseits fehlt die Transparenz, die standardisierte Preismodelle bieten würden. Kleinere Händler haben oft weniger Verhandlungsspielraum und müssen die angebotenen Konditionen weitgehend akzeptieren.

Kündigungsbedingungen

Die Kündigung eines Payone-Vertrags unterliegt spezifischen Bedingungen, die im individuellen Geschäftskundenvertrag festgelegt sind. Da es sich um B2B-Verträge handelt, gelten nicht die gleichen Verbraucherschutzvorschriften wie bei Privatkundenverträgen. Unternehmer sollten daher besonders sorgfältig vorgehen.

Ordentliche Kündigung

Die ordentliche Kündigung erfolgt zum Ende der vereinbarten Vertragslaufzeit. Die Kündigungsfrist beträgt üblicherweise drei Monate zum Vertragsende, kann aber je nach Vereinbarung auch kürzer oder länger sein. Es ist unerlässlich, die genauen Fristen im eigenen Vertrag zu prüfen. Eine zu spät eingereichte Kündigung führt zur automatischen Verlängerung des Vertrags, meist um ein weiteres Jahr, was mit entsprechenden Kosten verbunden ist.

Außerordentliche Kündigung

Eine außerordentliche Kündigung ist nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes möglich. Im B2B-Bereich werden die Anforderungen an einen wichtigen Grund strenger ausgelegt als im Verbraucherschutzrecht. Mögliche Gründe könnten erhebliche Vertragsverletzungen seitens Payone sein, etwa wiederholte technische Ausfälle, die den Geschäftsbetrieb erheblich beeinträchtigen, oder schwerwiegende Datenschutzverletzungen. Auch eine Insolvenz oder Geschäftsaufgabe des Händlers kann einen Grund für eine außerordentliche Kündigung darstellen.

Rechtliche Grundlagen in Deutschland

Geschäftskundenverträge mit Payone unterliegen dem deutschen Handelsrecht. Das bedeutet, dass die Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) für Dienstverträge grundsätzlich Anwendung finden, allerdings mit den Besonderheiten für Unternehmergeschäfte. Die Vertragsfreiheit ist im B2B-Bereich weiter gefasst als im Verbraucherschutz. Payone kann daher weitreichende Vertragsbedingungen festlegen, solange diese nicht gegen zwingendes Recht verstoßen.

Besonders relevant ist die Schriftformerfordernis für Kündigungen. Auch wenn dies nicht gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist, verlangen die meisten Geschäftsverträge die Schriftform. Dies dient der Rechtssicherheit beider Parteien. Eine Kündigung per E-Mail genügt diesem Erfordernis in der Regel nicht, es sei denn, sie ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

Wichtige Hinweise zur Kündigungsfrist

Die Berechnung der Kündigungsfrist beginnt mit dem Zugang der Kündigungserklärung bei Payone. Nicht das Absendedatum ist maßgeblich, sondern der Zeitpunkt, zu dem die Kündigung im Machtbereich des Empfängers ist. Bei postalischer Zusendung gilt die Kündigung als zugegangen, wenn sie in den Briefkasten eingeworfen wurde oder der Empfang anderweitig bestätigt wurde. Um Beweisschwierigkeiten zu vermeiden, ist der Versand per Einschreiben mit Rückschein die sicherste Methode.

Wie man Payone per Post kündigt

Die postalische Kündigung ist die rechtssicherste Methode, um einen Geschäftsvertrag mit Payone zu beenden. Im Gegensatz zu digitalen Kommunikationswegen bietet der Postweg eindeutige Nachweismöglichkeiten und erfüllt die Schriftformerfordernis ohne Zweifel.

Warum die postalische Kündigung am zuverlässigsten ist

Der Versand per Post, insbesondere per Einschreiben mit Rückschein, bietet mehrere entscheidende Vorteile. Erstens erhalten Sie einen physischen Nachweis über den Versand und den Zugang der Kündigung. Der Rückschein dokumentiert, wann und von wem das Schreiben entgegengenommen wurde. Dies ist im Streitfall von unschätzbarem Wert, falls Payone behaupten sollte, keine Kündigung erhalten zu haben.

Zweitens erfüllt ein postalisches Schreiben zweifelsfrei die Schriftformerfordernis. Bei E-Mails oder Online-Formularen können rechtliche Grauzonen entstehen, insbesondere wenn der Vertrag explizit die Schriftform vorschreibt. Ein unterschriebener Brief auf Papier lässt keinen Interpretationsspielraum.

Drittens signalisiert eine formelle postalische Kündigung die Ernsthaftigkeit Ihres Anliegens. Gerade im Geschäftsverkehr wird dieser formale Weg respektiert und sorgt für eine professionelle Abwicklung. Unternehmen sind es gewohnt, wichtige Vertragsangelegenheiten auf diesem Weg zu regeln.

Vorbereitung der Kündigung

Bevor Sie Ihre Kündigung verfassen, sollten Sie einige wichtige Informationen zusammentragen. Halten Sie Ihre Kundennummer oder Händler-ID bereit, die Sie in Ihren Vertragsunterlagen oder in der Payone-Plattform finden. Überprüfen Sie Ihren Vertrag auf die genaue Kündigungsfrist und die Mindestvertragslaufzeit. Notieren Sie sich das Datum, zu dem Sie kündigen möchten, und rechnen Sie zurück, ob Ihre Kündigung rechtzeitig ankommen wird.

Erstellen Sie eine Kopie aller relevanten Vertragsunterlagen für Ihre Akten. Dies umfasst den ursprünglichen Vertrag, eventuelle Zusatzvereinbarungen und die Korrespondenz mit Payone. Diese Dokumentation kann später wichtig sein, falls Unklarheiten auftreten.

Inhalt des Kündigungsschreibens

Ein professionelles Kündigungsschreiben sollte klar strukturiert und präzise formuliert sein. Beginnen Sie mit Ihren vollständigen Unternehmensdaten als Absender, einschließlich Firma, Anschrift und Kontaktdaten. Geben Sie das aktuelle Datum an und adressieren Sie das Schreiben an die offizielle Geschäftsadresse von Payone.

Im Betreff sollten Sie deutlich machen, dass es sich um eine Kündigung handelt. Nennen Sie Ihre Kundennummer oder Händler-ID zur eindeutigen Identifikation. Im Haupttext erklären Sie unmissverständlich, dass Sie den Vertrag kündigen möchten. Geben Sie an, zu welchem Datum die Kündigung wirksam werden soll – entweder zum nächstmöglichen Termin oder zu einem bestimmten Datum, das Sie nennen.

Formulieren Sie höflich, aber bestimmt. Sie müssen keine Gründe für Ihre Kündigung angeben, es sei denn, es handelt sich um eine außerordentliche Kündigung, bei der Sie den wichtigen Grund darlegen sollten. Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung der Kündigung und des Beendigungsdatums. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

Die korrekte Adresse

Für Kündigungen und andere rechtlich relevante Mitteilungen sollten Sie die offizielle Geschäftsadresse verwenden, die im Impressum von Payone angegeben ist:

• PAYONE GmbH, Marsstraße 10, 86899 Landsberg am Lech

Dies ist die eingetragene Geschäftsadresse des Unternehmens, an der rechtliche Mitteilungen zugestellt werden können. Verwenden Sie keine Postfachadressen oder andere Kontaktadressen, die Sie möglicherweise in anderen Dokumenten finden, es sei denn, Ihr Vertrag gibt explizit eine andere Kündigungsadresse an.

Versand und Nachverfolgung

Versenden Sie Ihre Kündigung als Einschreiben mit Rückschein. Dies kostet zwar etwas mehr als ein normaler Brief, bietet aber die notwendige Rechtssicherheit. Bewahren Sie den Einlieferungsbeleg und später den Rückschein sorgfältig auf. Diese Dokumente sind Ihr Nachweis, dass die Kündigung fristgerecht versandt und zugestellt wurde.

Alternativ können Sie Dienste wie Postclic nutzen, die den Versand nachverfolgter Briefe digital vereinfachen. Solche Services ermöglichen es, Kündigungsschreiben online zu erstellen und professionell formatiert per Post zu versenden. Sie erhalten einen digitalen Nachweis über den Versand und können den Status der Zustellung verfolgen. Dies spart Zeit, da Sie nicht persönlich zur Post gehen müssen, und bietet dennoch die Rechtssicherheit eines postalischen Versands mit Zustellnachweis.

Nach dem Versand

Nachdem Sie die Kündigung versandt haben, sollten Sie eine Bestätigung von Payone erwarten. Diese erfolgt üblicherweise innerhalb von ein bis zwei Wochen. Falls Sie nach drei Wochen keine Rückmeldung erhalten haben, sollten Sie nachfassen. Kontaktieren Sie den Kundenservice und erkundigen Sie sich nach dem Stand Ihrer Kündigung. Verweisen Sie dabei auf Ihr Kündigungsschreiben und das Versanddatum.

Prüfen Sie nach Erhalt der Kündigungsbestätigung, ob das angegebene Beendigungsdatum mit Ihrer Kündigung übereinstimmt. Falls Payone ein späteres Datum nennt, etwa weil die Kündigungsfrist nicht eingehalten wurde, sollten Sie dies anhand Ihrer Unterlagen überprüfen und gegebenenfalls widersprechen.

Abschlussarbeiten nach der Kündigung

Nach der Kündigung gibt es einige administrative Aufgaben zu erledigen. Stellen Sie sicher, dass alle offenen Transaktionen abgeschlossen sind und keine ausstehenden Zahlungen mehr über Payone laufen. Informieren Sie Ihre Kunden rechtzeitig, falls sich durch den Wechsel des Payment-Providers Änderungen ergeben. Wenn Sie zu einem anderen Anbieter wechseln, planen Sie eine Übergangsphase ein, um Unterbrechungen im Zahlungsverkehr zu vermeiden.

Fordern Sie von Payone eine Endabrechnung an, aus der alle bis zum Kündigungsdatum angefallenen Gebühren und Transaktionen hervorgehen. Prüfen Sie diese Abrechnung sorgfältig auf Richtigkeit. Klären Sie, wie mit eventuellen Guthaben oder Sicherheitsleistungen verfahren wird, die Sie bei Payone hinterlegt haben.

Kundenbewertungen und Tipps

Häufige Kündigungsgründe

Aus der Praxis berichten Geschäftskunden verschiedene Gründe für die Kündigung ihres Payone-Vertrags. Ein häufiger Grund sind die Kosten. Manche Händler empfinden die Gebührenstruktur als zu komplex oder im Vergleich zu Wettbewerbern als zu teuer, insbesondere wenn sich ihr Geschäftsvolumen verändert hat. Kleinere Online-Shops wechseln oft zu günstigeren Anbietern mit transparenteren Preismodellen.

Ein weiterer Grund ist die Funktionalität. Einige Unternehmen benötigen spezifische Features oder Integrationen, die Payone nicht oder nicht optimal bietet. Der Wunsch nach einer moderneren Benutzeroberfläche oder besseren mobilen Lösungen wird ebenfalls genannt. Technische Probleme oder unzureichender Support können ebenfalls zur Unzufriedenheit führen, auch wenn dies bei einem etablierten Anbieter wie Payone seltener vorkommt.

Geschäftliche Veränderungen sind ein weiterer wichtiger Faktor. Unternehmen, die ihr Geschäftsmodell ändern, international expandieren oder mit einem anderen Unternehmen fusionieren, benötigen möglicherweise andere Payment-Lösungen. Auch die Geschäftsaufgabe oder Insolvenz führt naturgemäß zur Kündigung.

Erfahrungen mit dem Kündigungsprozess

Die Erfahrungen von Geschäftskunden mit dem Kündigungsprozess bei Payone sind überwiegend professionell. Das Unternehmen ist es gewohnt, mit Geschäftskunden umzugehen und wickelt Kündigungen in der Regel zügig ab. Wichtig ist jedoch, die formalen Anforderungen genau zu beachten. Kunden berichten, dass Kündigungen, die nicht schriftlich per Post erfolgten, manchmal nicht anerkannt wurden oder zu Verzögerungen führten.

Einige Kunden erwähnen, dass Payone nach Eingang der Kündigung Kontakt aufnimmt, um die Gründe zu erfahren und möglicherweise ein verbessertes Angebot zu unterbreiten. Dies ist im B2B-Bereich üblich und sollte nicht als Hindernis gesehen werden. Sie sind nicht verpflichtet, auf solche Angebote einzugehen, wenn Ihre Entscheidung feststeht.

Praktische Tipps für eine reibungslose Kündigung

Um den Kündigungsprozess so reibungslos wie möglich zu gestalten, sollten Sie einige bewährte Praktiken beachten. Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung. Prüfen Sie Ihre Kündigungsfrist mindestens vier Monate vor dem gewünschten Beendigungsdatum, um ausreichend Zeit für alle notwendigen Schritte zu haben.

Dokumentieren Sie jeden Schritt des Prozesses. Erstellen Sie Kopien aller Dokumente, notieren Sie sich Telefongespräche mit Datum und Gesprächspartner, und bewahren Sie alle Belege auf. Diese Dokumentation ist wertvoll, falls später Unklarheiten auftreten.

Kommunizieren Sie klar und eindeutig. Verwenden Sie in Ihrem Kündigungsschreiben keine vagen Formulierungen wie „Ich möchte eventuell kündigen" oder „Ich denke über eine Kündigung nach". Formulieren Sie stattdessen eindeutig: „Hiermit kündige ich den Vertrag fristgerecht zum..."

Planen Sie einen nahtlosen Übergang, wenn Sie zu einem anderen Payment-Provider wechseln. Testen Sie den neuen Anbieter gründlich, bevor Sie Payone kündigen, um Unterbrechungen in Ihrem Geschäftsbetrieb zu vermeiden. Informieren Sie Ihre Kunden rechtzeitig über Änderungen, falls diese betroffen sind.

Worauf Sie nach der Kündigung achten sollten

Auch nach erfolgreicher Kündigung gibt es einige Punkte zu beachten. Überprüfen Sie Ihre Bankkonten, um sicherzustellen, dass keine weiteren Abbuchungen von Payone erfolgen. Falls doch, widersprechen Sie diesen umgehend und verweisen auf Ihre Kündigung.

Bewahren Sie alle Unterlagen zur Kündigung mindestens drei Jahre auf. Dies entspricht den üblichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen und kann wichtig sein, falls später Fragen oder Streitigkeiten auftreten.

Wenn Sie personenbezogene Daten bei Payone gespeichert haben, etwa Kundendaten für das Risikomanagement, können Sie gemäß DSGVO die Löschung dieser Daten verlangen. Stellen Sie einen entsprechenden Antrag schriftlich und fordern Sie eine Bestätigung der Löschung an.

Alternative Überlegungen

Bevor Sie endgültig kündigen, sollten Sie prüfen, ob nicht eine Vertragsanpassung eine Alternative sein könnte. Vielleicht lassen sich Ihre Bedenken durch Nachverhandlung der Konditionen oder Anpassung des Leistungsumfangs ausräumen. Ein Gespräch mit Ihrem Ansprechpartner bei Payone kann klären, welche Optionen bestehen.

Vergleichen Sie gründlich die Alternativen. Andere Payment-Provider mögen auf den ersten Blick günstiger erscheinen, bieten aber möglicherweise nicht die gleiche Stabilität, Sicherheit oder den gleichen Support wie Payone. Berücksichtigen Sie auch die Kosten und den Aufwand eines Wechsels, einschließlich der technischen Integration und Mitarbeiterschulung.

Letztendlich ist die Entscheidung für oder gegen Payone eine geschäftliche Abwägung. Wenn Sie zur Kündigung entschlossen sind, sorgt die korrekte Durchführung des Kündigungsprozesses dafür, dass Sie rechtlich auf der sicheren Seite stehen und Ihr Geschäft ohne Unterbrechungen weiterführen können.