So beenden Sie Ihr DATEV-Abonnement mühelos

Über DATEV

DATEV eG ist eine der führenden Softwareentwicklungsgenossenschaften in Deutschland und Europa, die sich auf Lösungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte spezialisiert hat. Das Unternehmen wurde 1966 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Nürnberg. Mit über 8.000 Mitarbeitern entwickelt DATEV umfassende Software- und Cloud-Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten und deren Mandanten zugeschnitten sind.

Die DATEV eG bietet ein breites Spektrum an Dienstleistungen, darunter Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung, betriebswirtschaftliche Auswertungen, Steuererklärungen und Dokumentenmanagement. Die Software wird von mehr als 500.000 Unternehmen und über 40.000 Kanzleien in Deutschland genutzt. DATEV zeichnet sich durch höchste Sicherheitsstandards, regelmäßige Updates zur Einhaltung aktueller Gesetzesänderungen und einen umfangreichen Support aus.

Zielgruppen und Einsatzbereiche

DATEV richtet sich primär an drei Hauptzielgruppen: Steuerberater und Wirtschaftsprüfer nutzen die Software für die professionelle Mandantenbetreuung, während Rechtsanwälte spezielle Lösungen für Kanzleiverwaltung und Rechtsprechung finden. Unternehmen verschiedener Größen setzen DATEV-Produkte für ihre interne Buchhaltung, Lohnabrechnung und betriebswirtschaftliche Planung ein. Die Software ermöglicht eine nahtlose digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzleien und ihren Mandanten.

Die Produktpalette umfasst Cloud-basierte Lösungen wie DATEV Unternehmen online, klassische Desktop-Anwendungen und mobile Apps. Besonders hervorzuheben ist die hohe Integration der verschiedenen Module, die einen durchgängigen Datenfluss ohne Medienbrüche ermöglicht. DATEV investiert kontinuierlich in die Weiterentwicklung seiner Produkte und die Anpassung an digitale Transformationsprozesse.

Rechenzentrum und Sicherheit

DATEV betreibt eines der modernsten und sichersten Rechenzentren Europas. Die Infrastruktur erfüllt höchste Sicherheitsstandards und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gespeichert, was für viele Nutzer ein entscheidendes Kriterium hinsichtlich Datenschutz und DSGVO-Konformität darstellt. Die Verfügbarkeit der Systeme liegt bei über 99,5 Prozent, was für geschäftskritische Anwendungen essentiell ist.

Abonnementpläne und Preise

DATEV bietet verschiedene Lizenzmodelle und Preisstrukturen, die sich nach Unternehmensgröße, Funktionsumfang und Nutzeranzahl richten. Die Preisgestaltung ist komplex und orientiert sich an den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Branche und Unternehmensgröße. Im Gegensatz zu vielen anderen SaaS-Anbietern veröffentlicht DATEV seine Preise nicht transparent auf der Website, sondern erstellt individuelle Angebote.

Lizenzmodelle für Kanzleien

Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien zahlen in der Regel eine Grundgebühr sowie variable Kosten, die sich nach der Anzahl der Arbeitsplätze und genutzten Module richten. Die monatlichen Kosten können je nach Kanzleigröße zwischen mehreren hundert und mehreren tausend Euro liegen. Hinzu kommen Kosten für Schulungen, Updates und zusätzliche Dienstleistungen wie den DATEV-Helpdesk.

Unternehmenslizenzen

Für Unternehmen bietet DATEV verschiedene Pakete an, die sich nach Mitarbeiterzahl und benötigten Funktionen richten. DATEV Mittelstand Faktura richtet sich an kleinere Unternehmen und beginnt bei etwa 15 Euro monatlich. DATEV Unternehmen online ist modular aufgebaut, wobei einzelne Module wie Kassenbuch, Belege online oder Zahlungsverkehr zwischen 8 und 30 Euro pro Monat kosten.

Größere Unternehmen mit umfangreicheren Anforderungen zahlen deutlich mehr, erhalten dafür aber auch erweiterte Funktionen, höhere Benutzerlizenzen und intensiveren Support. Die jährlichen Gesamtkosten für ein mittelständisches Unternehmen können schnell mehrere tausend Euro erreichen, wenn mehrere Module kombiniert werden.

Zusätzliche Kosten

Neben den Lizenzgebühren fallen oft weitere Kosten an: Einrichtungsgebühren für die Erstinstallation und Datenmigration, Schulungskosten für Mitarbeiter, Kosten für zusätzliche Speicherkapazität oder erweiterte Funktionen sowie Gebühren für den technischen Support außerhalb der Standardzeiten. Diese Zusatzkosten sollten bei der Budgetplanung unbedingt berücksichtigt werden.

Kündigungsbedingungen

Die Kündigung eines DATEV-Vertrags unterliegt spezifischen Bedingungen, die in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der DATEV eG festgelegt sind. Diese Bedingungen können je nach Produkt, Lizenzmodell und Vertragsart variieren. Es ist essentiell, die individuellen Vertragsbedingungen genau zu prüfen, da sich Kündigungsfristen und -modalitäten unterscheiden können.

Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen

DATEV-Verträge haben in der Regel eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten. Nach Ablauf dieser Mindestvertragslaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um weitere zwölf Monate, sofern nicht fristgerecht gekündigt wird. Die Kündigungsfrist beträgt üblicherweise drei Monate zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit. Dies bedeutet, dass eine Kündigung spätestens drei Monate vor Ablauf des Vertragsjahres bei DATEV eingehen muss.

Rechtliche Grundlagen in Deutschland

Die Kündigungsmodalitäten von DATEV unterliegen dem deutschen Vertragsrecht. Gemäß § 309 Nr. 9 BGB sind in Allgemeinen Geschäftsbedingungen Kündigungsfristen von mehr als drei Monaten bei einer Vertragslaufzeit von mehr als zwei Jahren unzulässig. Bei DATEV-Verträgen mit der üblichen einjährigen Laufzeit sind dreimonatige Kündigungsfristen jedoch rechtlich zulässig und branchenüblich.

Für eine rechtswirksame Kündigung ist die Schriftform gemäß § 126 BGB erforderlich. Dies bedeutet, dass die Kündigung eigenhändig unterschrieben werden muss. E-Mails oder Online-Formulare erfüllen diese Anforderung nicht, es sei denn, der Vertrag sieht explizit andere Kündigungsformen vor. Die postalische Kündigung per Einschreiben mit Rückschein ist daher die sicherste Methode.

Sonderkündigungsrechte

Neben der ordentlichen Kündigung existieren Sonderkündigungsrechte, die eine vorzeitige Vertragsbeendigung ermöglichen. Ein außerordentliches Kündigungsrecht besteht bei erheblichen Vertragsverletzungen durch DATEV, etwa bei dauerhaften technischen Problemen, die die Nutzung der Software unmöglich machen. Auch bei Preiserhöhungen, die nicht im ursprünglichen Vertrag vorgesehen waren, kann ein Sonderkündigungsrecht bestehen.

Im Falle einer Insolvenz des Unternehmens oder bei Geschäftsaufgabe kann ebenfalls eine außerordentliche Kündigung gerechtfertigt sein. Hierfür sollten entsprechende Nachweise wie Handelsregisterauszüge oder Gewerbeanmeldungen beigefügt werden. Sonderkündigungsrechte müssen unverzüglich nach Bekanntwerden des Kündigungsgrundes geltend gemacht werden.

Datenexport und Übergangsregelungen

Vor der Kündigung sollte unbedingt ein vollständiger Datenexport durchgeführt werden. DATEV bietet verschiedene Exportfunktionen, um Buchhaltungsdaten, Belege und andere wichtige Informationen zu sichern. Nach Vertragsende wird der Zugang zur Software gesperrt, und die Daten werden nach einer Übergangsfrist gelöscht. Es empfiehlt sich, den Datenexport mehrere Wochen vor dem Kündigungstermin durchzuführen.

Wie man DATEV per Post kündigt

Die postalische Kündigung ist die rechtssicherste Methode, um einen DATEV-Vertrag zu beenden. Im Gegensatz zu telefonischen oder Online-Kündigungen bietet die schriftliche Kündigung per Post einen rechtsgültigen Nachweis über den Zugang der Kündigungserklärung. Dies ist besonders wichtig, da bei Streitigkeiten über den Zeitpunkt der Kündigung der Absender die Beweislast trägt.

Warum die postalische Kündigung die sicherste Methode ist

Die Textform gemäß § 126b BGB, die auch E-Mails umfasst, reicht bei vielen Verträgen nicht aus. DATEV-Verträge erfordern in der Regel die Schriftform nach § 126 BGB, was eine eigenhändige Unterschrift voraussetzt. Eine per Post versandte Kündigung mit Originalunterschrift erfüllt diese Anforderung zweifelsfrei. Zudem ermöglicht ein Einschreiben mit Rückschein den Nachweis, dass die Kündigung tatsächlich bei DATEV eingegangen ist.

Bei telefonischen Kündigungen besteht das Risiko von Missverständnissen oder fehlender Dokumentation. Online-Kündigungsformulare werden nicht von allen DATEV-Produkten akzeptiert, und es kann unklar sein, ob die Kündigung tatsächlich bearbeitet wurde. Die postalische Kündigung eliminiert diese Unsicherheiten und bietet maximale Rechtssicherheit.

Vorbereitung der Kündigung

Bevor Sie das Kündigungsschreiben verfassen, sollten Sie folgende Informationen zusammenstellen: Ihre vollständige Kundennummer, die bei DATEV hinterlegte Vertragsnummer, die genaue Produktbezeichnung der zu kündigenden Software, das Datum des Vertragsbeginns sowie Ihre vollständigen Kontaktdaten inklusive Adresse und Telefonnummer. Diese Informationen finden Sie in Ihren Vertragsunterlagen oder in der Kundenkorrespondenz von DATEV.

Prüfen Sie Ihren Vertrag genau auf die Kündigungsfrist und berechnen Sie den frühestmöglichen Kündigungstermin. Berücksichtigen Sie dabei auch die Postlaufzeit und planen Sie einen Puffer ein. Bei einer dreimonatigen Kündigungsfrist zum Jahresende müssen Sie die Kündigung spätestens am 30. September versenden, besser jedoch einige Tage früher.

Inhalt des Kündigungsschreibens

Ein wirksames Kündigungsschreiben sollte folgende Elemente enthalten: Eine eindeutige Kündigungserklärung mit dem Satz "Hiermit kündige ich meinen Vertrag fristgerecht", die Angabe der Kundennummer und Vertragsnummer, die Benennung des zu kündigenden Produkts, das gewünschte Kündigungsdatum und die Bitte um eine schriftliche Kündigungsbestätigung. Das Schreiben sollte mit Ort, Datum und Ihrer handschriftlichen Unterschrift versehen sein.

Formulieren Sie das Schreiben sachlich und präzise. Vermeiden Sie emotionale Begründungen oder ausschweifende Erklärungen, warum Sie kündigen möchten. Eine Begründung ist rechtlich nicht erforderlich und kann im Zweifelsfall sogar kontraproduktiv sein. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Informationen und halten Sie das Schreiben kurz und professionell.

Die korrekte Adresse für die Kündigung

Senden Sie Ihr Kündigungsschreiben an die offizielle Geschäftsadresse von DATEV:

• DATEV eG, Paumgartnerstraße 14-16, 90455 Nürnberg

Diese Adresse ist der eingetragene Sitz der DATEV eG und die korrekte Anlaufstelle für formelle Korrespondenz einschließlich Kündigungen. In einigen Verträgen können auch abweichende Kündigungsadressen angegeben sein. Prüfen Sie daher Ihre Vertragsunterlagen sorgfältig. Im Zweifelsfall können Sie die Kündigung an beide Adressen senden.

Versandoptionen und Nachweisführung

Versenden Sie Ihre Kündigung als Einschreiben mit Rückschein. Diese Versandart kostet etwa 4,85 Euro zusätzlich zum normalen Porto, bietet aber den Vorteil, dass Sie einen rechtsgültigen Zustellnachweis erhalten. Der Rückschein wird von der empfangenden Stelle unterschrieben und an Sie zurückgesandt. Bewahren Sie diesen Nachweis zusammen mit einer Kopie des Kündigungsschreibens mindestens drei Jahre auf.

Alternativ können Sie ein Einschreiben Einwurf nutzen, das etwas günstiger ist und bei dem der Zusteller den Einwurf in den Briefkasten dokumentiert. Diese Variante bietet ebenfalls einen Zustellnachweis, allerdings ohne Unterschrift des Empfängers. Für rechtliche Zwecke ist das Einschreiben mit Rückschein jedoch vorzuziehen.

Digitale Unterstützung bei der postalischen Kündigung

Moderne Dienste wie Postclic können den Prozess der postalischen Kündigung erheblich vereinfachen. Postclic ermöglicht es, Kündigungsschreiben digital zu erstellen und anschließend professionell drucken, kuvertieren und als echten Brief mit Sendungsverfolgung versenden zu lassen. Der Service übernimmt die korrekte Formatierung, stellt sicher, dass alle rechtlich relevanten Angaben enthalten sind, und bietet einen digitalen Nachweis über den Versand.

Der Vorteil solcher Dienste liegt in der Zeitersparnis und der Sicherheit, dass das Schreiben korrekt formatiert und fristgerecht versendet wird. Sie müssen nicht zur Post gehen, sparen sich das manuelle Ausfüllen von Formularen und erhalten dennoch einen rechtsgültigen Versandnachweis. Besonders für Geschäftskunden, die mehrere Verträge kündigen müssen, kann dies eine erhebliche Arbeitserleichterung darstellen.

Nach dem Versand

Nach dem Versand der Kündigung sollten Sie innerhalb von zwei Wochen eine Kündigungsbestätigung von DATEV erhalten. Falls diese ausbleibt, kontaktieren Sie den DATEV-Kundenservice telefonisch und fragen Sie nach dem Status Ihrer Kündigung. Notieren Sie sich das Datum des Anrufs und den Namen Ihres Gesprächspartners. Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung an, falls diese noch nicht erfolgt ist.

Prüfen Sie die Kündigungsbestätigung sorgfältig auf das bestätigte Vertragsende. Stimmt dieses nicht mit Ihrer Kündigungserklärung überein, widersprechen Sie umgehend schriftlich. Kontrollieren Sie auch nach dem offiziellen Vertragsende, ob weitere Abbuchungen von Ihrem Konto erfolgen. Falls ja, widersprechen Sie diesen bei Ihrer Bank und fordern Sie eine Rückerstattung von DATEV.

Kundenbewertungen und Tipps

Die Erfahrungen von DATEV-Nutzern fallen sehr unterschiedlich aus und hängen stark von der Unternehmensgröße, der Branche und den individuellen Anforderungen ab. Während viele Steuerberater und Wirtschaftsprüfer die Software als unverzichtbar betrachten, äußern kleinere Unternehmen häufig Kritik an der Komplexität und den Kosten.

Häufige Kündigungsgründe

Ein wesentlicher Grund für Kündigungen sind die hohen Kosten, besonders für kleinere Unternehmen und Einzelunternehmer. Die Preisstruktur von DATEV wird oft als intransparent kritisiert, und die Gesamtkosten übersteigen häufig die ursprünglichen Erwartungen. Viele Nutzer wechseln zu günstigeren Alternativen wie lexoffice, sevDesk oder WISO, die ähnliche Funktionen zu deutlich niedrigeren Preisen bieten.

Die Komplexität der Software ist ein weiterer häufiger Kündigungsgrund. DATEV-Produkte sind primär für professionelle Anwender konzipiert und erfordern umfangreiche Einarbeitungszeit. Kleinunternehmer ohne buchhalterische Vorkenntnisse fühlen sich oft überfordert. Die Benutzeroberfläche wird als veraltet und wenig intuitiv beschrieben, was die tägliche Arbeit erschwert.

Positive Aspekte aus Nutzersicht

Trotz der Kritik schätzen viele Nutzer die hohe Zuverlässigkeit und Rechtssicherheit von DATEV. Die Software wird regelmäßig an aktuelle Gesetzesänderungen angepasst, was besonders im Steuerrecht essentiell ist. Die Integration verschiedener Module ermöglicht durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche. Für Steuerberater ist die nahtlose Zusammenarbeit mit Mandanten über DATEV Unternehmen online ein großer Vorteil.

Der Kundensupport wird überwiegend positiv bewertet. DATEV bietet umfangreiche Schulungen, Webinare und einen kompetenten Helpdesk. Bei technischen Problemen oder Fragen zur Bedienung erhalten Nutzer in der Regel schnelle und kompetente Hilfe. Die hohe Datensicherheit und der Serverstandort Deutschland werden besonders von datenschutzbewussten Unternehmen geschätzt.

Praktische Tipps vor der Kündigung

Bevor Sie Ihren DATEV-Vertrag kündigen, sollten Sie einige wichtige Schritte beachten. Erstellen Sie zunächst einen vollständigen Datenexport aller relevanten Informationen. Dazu gehören Buchungsdaten, Belege, Auswertungen und Stammdaten. Speichern Sie diese Daten in mehreren Formaten und auf verschiedenen Speichermedien, um langfristig darauf zugreifen zu können.

Informieren Sie rechtzeitig Ihren Steuerberater über die geplante Kündigung, falls dieser ebenfalls mit DATEV arbeitet. Klären Sie, wie die weitere Zusammenarbeit gestaltet werden soll und ob eine alternative Lösung für den Datenaustausch gefunden werden muss. Viele Steuerberater bevorzugen DATEV und könnten Schwierigkeiten mit anderen Systemen haben.

Alternative Softwarelösungen

Nach der Kündigung von DATEV stehen zahlreiche Alternativen zur Verfügung. Für kleine Unternehmen und Selbstständige bieten sich cloudbasierte Lösungen wie lexoffice, sevDesk oder FastBill an, die deutlich günstiger und einfacher zu bedienen sind. Diese Programme decken die Grundfunktionen der Buchhaltung ab und kosten zwischen 10 und 50 Euro monatlich.

Mittelständische Unternehmen mit komplexeren Anforderungen können auf Sage, SAP Business One oder Microsoft Dynamics zurückgreifen. Diese Systeme bieten ähnliche Funktionsumfänge wie DATEV, sind jedoch flexibler anpassbar. Für sehr kleine Unternehmen kann auch eine Desktop-Software wie WISO Buchhaltung ausreichend sein, die als Einmalkauf ohne laufende Kosten erhältlich ist.

Empfehlungen für einen reibungslosen Wechsel

Planen Sie den Wechsel zu einer neuen Software sorgfältig und beginnen Sie rechtzeitig mit der Suche nach Alternativen. Testen Sie verschiedene Systeme parallel zu DATEV, um die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen an. Achten Sie darauf, dass die neue Software eine Importfunktion für DATEV-Daten bietet, um einen nahtlosen Übergang zu ermöglichen.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig im Umgang mit der neuen Software. Der Wechsel von DATEV zu einem anderen System erfordert Umgewöhnung, auch wenn die neue Lösung einfacher sein sollte. Planen Sie eine Übergangsphase ein, in der beide Systeme parallel genutzt werden, um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen und alle Prozesse reibungslos funktionieren.

Rechtliche Aspekte nach der Kündigung

Auch nach der Kündigung bestehen bestimmte rechtliche Verpflichtungen. Geschäftsunterlagen müssen gemäß § 147 AO zehn Jahre aufbewahrt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Daten aus DATEV exportiert und archiviert haben. Die Daten sollten in einem Format gespeichert werden, das auch ohne DATEV-Software lesbar ist, etwa als PDF oder CSV-Dateien.

Prüfen Sie, ob in Ihrem Vertrag Nachvertragspflichten vereinbart sind. Manche Verträge enthalten Klauseln zur Datenlöschung oder zur Rückgabe von Datenträgern. Kommen Sie diesen Verpflichtungen nach, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Fordern Sie von DATEV eine schriftliche Bestätigung über die vollständige Löschung Ihrer Daten, falls dies vertraglich vereinbart ist.

Finanzielle Überlegungen

Berechnen Sie vor der Kündigung die Gesamtkostenersparnis realistisch. Berücksichtigen Sie dabei nicht nur die Lizenzkosten, sondern auch Schulungsaufwände für neue Software, mögliche Produktivitätsverluste während der Umstellung und eventuelle Kosten für Datenmigration. In manchen Fällen kann es wirtschaftlicher sein, bei DATEV zu bleiben, besonders wenn die Alternative ebenfalls hohe Implementierungskosten verursacht.

Prüfen Sie auch, ob DATEV möglicherweise günstigere Tarife oder reduzierte Pakete anbietet, die Ihren tatsächlichen Bedarf besser abdecken. Manchmal lassen sich durch Verhandlungen mit dem Kundenservice bessere Konditionen erzielen, ohne gleich den Anbieter wechseln zu müssen. Dies gilt besonders für langjährige Kunden mit guter Zahlungshistorie.