So kündigen Sie Ihr DocuSign-Abonnement erfolgreich

Über DocuSign

DocuSign ist eine weltweit führende Plattform für elektronische Signaturen und digitales Vertragsmanagement, die Unternehmen und Privatpersonen die Möglichkeit bietet, Dokumente digital zu unterzeichnen, zu versenden und zu verwalten. Das Unternehmen wurde 2003 in den USA gegründet und hat sich seitdem zu einem der größten Anbieter im Bereich der elektronischen Signaturlösungen entwickelt. Mit der DocuSign eSignature GmbH, die ihren Sitz in der Löwestraße 24 in Berlin hat, ist das Unternehmen auch auf dem deutschen Markt vertreten und bietet seine Dienste unter Berücksichtigung deutscher und europäischer Datenschutzbestimmungen an.

Die Plattform ermöglicht es Nutzern, Verträge, Vereinbarungen und andere wichtige Dokumente ohne Papier, Drucker oder physische Treffen rechtsgültig zu unterzeichnen. DocuSign erfüllt dabei die strengen Anforderungen der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union, die elektronische Signaturen rechtlich mit handschriftlichen Unterschriften gleichstellt. Die Software wird von Millionen von Nutzern weltweit eingesetzt, von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Konzernen, die ihre Dokumentenprozesse digitalisieren möchten.

Trotz der vielen Vorteile, die DocuSign bietet, entscheiden sich manche Nutzer nach einer gewissen Zeit dafür, ihren Account zu kündigen. Die Gründe hierfür sind vielfältig: Einige Nutzer benötigen den Service nach Abschluss eines bestimmten Projekts nicht mehr, andere finden günstigere Alternativen oder stellen fest, dass sie die umfangreichen Funktionen nicht ausreichend nutzen, um die monatlichen oder jährlichen Kosten zu rechtfertigen. Auch Unternehmen, die ihre Software-Landschaft konsolidieren oder zu integrierten Lösungen wechseln, kündigen häufig ihre DocuSign-Abonnements.

Abonnementpläne und Preise

DocuSign bietet verschiedene Abonnementmodelle an, die sich an unterschiedliche Nutzergruppen richten. Die Preisstruktur ist dabei gestaffelt und richtet sich nach dem Funktionsumfang sowie der Anzahl der Nutzer und zu versendenden Dokumente. Für den deutschen Markt gelten spezifische Preise, die sich von den internationalen Tarifen unterscheiden können.

Individuelle Pläne

Für Einzelnutzer und Freiberufler bietet DocuSign verschiedene Tarife an, die sich hauptsächlich in der Anzahl der monatlich verfügbaren Signaturen und den zusätzlichen Funktionen unterscheiden. Der Einstiegstarif ermöglicht eine begrenzte Anzahl von Dokumentensendungen pro Monat und eignet sich für Nutzer mit gelegentlichem Bedarf. Premium-Tarife bieten erweiterte Funktionen wie Vorlagen, Erinnerungen, Branding-Optionen und erweiterte Sicherheitsfeatures.

Geschäftspläne

Für Unternehmen und Teams bietet DocuSign spezialisierte Business-Pläne an, die mehrere Nutzerlizenzen umfassen und erweiterte Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen beinhalten. Diese Pläne sind skalierbar und können an die Größe und Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Die Preise variieren je nach Anzahl der Nutzer und dem gewählten Funktionsumfang erheblich.

Wichtig zu beachten ist, dass DocuSign in der Regel Jahresabonnements anbietet, die im Voraus bezahlt werden. Diese sind zwar günstiger als monatliche Abonnements, binden den Nutzer aber auch längerfristig an den Service. Monatliche Abonnements sind flexibler, aber deutlich teurer in der Gesamtbetrachtung. Diese Preisgestaltung führt dazu, dass viele Nutzer sich zunächst für ein Jahresabonnement entscheiden, später aber feststellen, dass sie den Service nicht wie geplant nutzen.

Kündigungsbedingungen

Die Kündigung eines DocuSign-Abonnements unterliegt bestimmten Bedingungen, die in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Unternehmens festgelegt sind. Für deutsche Kunden gelten dabei zusätzlich die Bestimmungen des deutschen Vertragsrechts sowie das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), insbesondere wenn es sich um Verbraucherverträge handelt.

Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten

DocuSign unterscheidet grundsätzlich zwischen monatlichen und jährlichen Abonnements. Bei monatlichen Abonnements beträgt die Kündigungsfrist in der Regel 30 Tage zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums. Das bedeutet, dass die Kündigung spätestens 30 Tage vor dem nächsten Abrechnungsdatum beim Unternehmen eingegangen sein muss, um eine weitere Abbuchung zu vermeiden.

Bei Jahresabonnements gestaltet sich die Situation komplexer. Diese haben typischerweise eine feste Laufzeit von zwölf Monaten und verlängern sich automatisch um ein weiteres Jahr, wenn sie nicht rechtzeitig gekündigt werden. Die Kündigungsfrist für Jahresabonnements beträgt häufig 30 bis 60 Tage vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Eine vorzeitige Kündigung während der laufenden Vertragsperiode ist in den meisten Fällen nicht möglich oder mit erheblichen Kosten verbunden.

Rechtliche Grundlagen in Deutschland

Nach deutschem Recht haben Verbraucher bei online abgeschlossenen Verträgen ein 14-tägiges Widerrufsrecht gemäß § 312g BGB in Verbindung mit § 355 BGB. Dies gilt auch für DocuSign-Abonnements, die über die Website abgeschlossen wurden. Innerhalb dieser Frist können Verbraucher den Vertrag ohne Angabe von Gründen widerrufen und erhalten bereits gezahlte Beträge zurückerstattet. Wichtig ist jedoch, dass dieses Widerrufsrecht erlischt, wenn der Dienst bereits vollständig erbracht wurde und der Verbraucher ausdrücklich zugestimmt hat, dass mit der Leistungserbringung vor Ablauf der Widerrufsfrist begonnen wird.

Darüber hinaus gelten die allgemeinen Kündigungsbestimmungen des BGB. Bei außerordentlichen Kündigungen, etwa wegen Pflichtverletzungen des Anbieters, können Nutzer sich auf § 314 BGB berufen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn DocuSign seine vertraglichen Verpflichtungen nicht erfüllt, etwa durch längere Ausfallzeiten oder Sicherheitsprobleme.

Wichtige Hinweise zur Kündigung

Bei der Kündigung eines DocuSign-Abonnements sollten Nutzer einige wichtige Punkte beachten. Zunächst ist es ratsam, die genauen Vertragsbedingungen des eigenen Abonnements zu prüfen, da diese je nach gewähltem Plan und Abschlusszeitpunkt variieren können. Die Kündigungsfrist sollte unbedingt eingehalten werden, um zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass nach der Kündigung der Zugriff auf alle gespeicherten Dokumente und Daten verloren gehen kann. Nutzer sollten daher vor der Kündigung alle wichtigen Dokumente, Verträge und Nachweise herunterladen und lokal sichern. DocuSign bietet in der Regel Exportfunktionen an, mit denen alle Dokumente und Audit-Trails gesichert werden können.

Wie man DocuSign per Post kündigt

Obwohl DocuSign als digitaler Service primär auf Online-Kommunikation setzt, ist die postalische Kündigung per Einschreiben die rechtssicherste Methode, um ein Abonnement zu beenden. Diese Form der Kündigung bietet mehrere entscheidende Vorteile gegenüber anderen Kündigungsmethoden und ist besonders im deutschen Rechtsraum die empfohlene Vorgehensweise.

Warum die postalische Kündigung am zuverlässigsten ist

Die Kündigung per Einschreiben mit Rückschein stellt die rechtssicherste Form der Vertragsbeendigung dar. Im Gegensatz zu E-Mails oder Online-Formularen erhalten Sie bei einem Einschreiben einen offiziellen Zustellnachweis der Deutschen Post, der vor Gericht als Beweis anerkannt wird. Dieser Nachweis dokumentiert eindeutig, wann das Kündigungsschreiben bei DocuSign eingegangen ist, was bei der Einhaltung von Kündigungsfristen entscheidend sein kann.

E-Mails können technische Probleme verursachen, im Spam-Ordner landen oder vom Empfänger als nicht erhalten deklariert werden. Online-Formulare können Fehler aufweisen oder Bestätigungen können verloren gehen. Bei der postalischen Kündigung haben Sie hingegen einen physischen, von einer staatlichen Institution beglaubigten Beweis für die fristgerechte Kündigung. Dies ist besonders wichtig, wenn es zu Streitigkeiten über den Kündigungszeitpunkt oder die Rechtmäßigkeit weiterer Abbuchungen kommt.

Ein weiterer Vorteil der schriftlichen Kündigung per Post ist die klare Dokumentation aller relevanten Informationen. In einem formellen Kündigungsschreiben können Sie alle notwendigen Daten wie Kundennummer, Vertragsnummer und persönliche Angaben strukturiert aufführen und zusätzliche Forderungen wie die Bestätigung der Kündigung oder die Löschung personenbezogener Daten gemäß DSGVO formulieren.

Die richtige Adresse für die Kündigung

Für die postalische Kündigung Ihres DocuSign-Abonnements verwenden Sie die offizielle Geschäftsadresse des deutschen Unternehmens, wie sie im Impressum der Website angegeben ist:

• DocuSign eSignature GmbH, Löwestr. 24, 10249 Berlin

Diese Adresse ist die registrierte Geschäftsadresse der deutschen Niederlassung und damit die korrekte Anlaufstelle für alle rechtlichen Angelegenheiten, einschließlich Kündigungen. Verwenden Sie keine anderen Adressen, die möglicherweise auf der Website für spezifische Anfragen angegeben sind, da dies die rechtliche Wirksamkeit Ihrer Kündigung beeinträchtigen könnte.

Inhalt und Aufbau des Kündigungsschreibens

Ein rechtswirksames Kündigungsschreiben sollte bestimmte Pflichtangaben enthalten, um eindeutig und nachvollziehbar zu sein. Beginnen Sie mit Ihren vollständigen persönlichen Daten, einschließlich Name, Adresse und Kontaktinformationen. Geben Sie das aktuelle Datum an und adressieren Sie das Schreiben korrekt an die DocuSign eSignature GmbH.

Im Hauptteil des Schreibens sollten Sie klar und unmissverständlich erklären, dass Sie Ihr DocuSign-Abonnement kündigen möchten. Nennen Sie dabei alle relevanten Vertragsdaten wie Ihre Kundennummer, die E-Mail-Adresse, die mit dem Account verknüpft ist, und gegebenenfalls die Vertragsnummer. Geben Sie an, zu welchem Zeitpunkt die Kündigung wirksam werden soll – idealerweise zum nächstmöglichen Termin unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist.

Es ist empfehlenswert, um eine schriftliche Bestätigung der Kündigung zu bitten. Formulieren Sie dies höflich aber bestimmt, beispielsweise: "Ich bitte um eine schriftliche Bestätigung der Kündigung sowie um die Angabe des genauen Datums, zu dem das Abonnement endet." Dies gibt Ihnen zusätzliche Sicherheit und dokumentiert den gesamten Kündigungsprozess.

Datenschutzrechtliche Aspekte

Im Kündigungsschreiben können Sie auch auf Ihre Rechte gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hinweisen. Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sobald diese für die ursprünglichen Verarbeitungszwecke nicht mehr erforderlich sind. Formulieren Sie dies klar: "Gemäß Art. 17 DSGVO fordere ich die Löschung aller meiner personenbezogenen Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen."

DocuSign muss Ihrer Löschanfrage nachkommen, sofern keine berechtigten Gründe für die weitere Speicherung bestehen, wie etwa gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen oder laufende rechtliche Verfahren. Die Einbeziehung dieser Forderung in Ihr Kündigungsschreiben stellt sicher, dass Ihre Daten nach Vertragsende nicht unnötig gespeichert bleiben.

Versand als Einschreiben mit Rückschein

Versenden Sie Ihr Kündigungsschreiben unbedingt als Einschreiben mit Rückschein. Diese Versandart kostet zwar etwas mehr als ein normaler Brief, bietet aber maximale Rechtssicherheit. Bei einem Einschreiben mit Rückschein erhalten Sie eine unterschriebene Empfangsbestätigung zurück, die dokumentiert, wann und von wem das Schreiben bei DocuSign entgegengenommen wurde.

Bewahren Sie sowohl den Einlieferungsbeleg der Post als auch den zurückgesendeten Rückschein sorgfältig auf. Diese Dokumente sind Ihre Beweise dafür, dass Sie die Kündigung fristgerecht versendet und dass DocuSign sie erhalten hat. Im Falle von Unstimmigkeiten oder weiteren unberechtigten Abbuchungen können Sie diese Nachweise vorlegen.

Alternative: Nutzung professioneller Versanddienste

Für Nutzer, die den Gang zur Post vermeiden möchten oder eine noch komfortablere Lösung suchen, bieten sich digitale Versanddienste wie Postclic an. Solche Dienste ermöglichen es, Kündigungsschreiben online zu erstellen und diese dann professionell ausdrucken, kuvertieren und als Einschreiben versenden zu lassen – alles digital nachverfolgbar.

Der Vorteil solcher Dienste liegt in der Zeitersparnis und der professionellen Abwicklung. Sie müssen nicht selbst zur Post gehen, das Schreiben wird automatisch korrekt formatiert und versendet, und Sie erhalten digitale Nachweise über alle Schritte des Versandprozesses. Postclic und ähnliche Anbieter bieten zudem rechtssichere Vorlagen an, die alle notwendigen Elemente eines wirksamen Kündigungsschreibens enthalten.

Diese Services sind besonders nützlich, wenn Sie mehrere Verträge gleichzeitig kündigen möchten oder wenn Sie sicherstellen wollen, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Die Kosten sind in der Regel moderat und werden durch die eingesparte Zeit und die erhöhte Rechtssicherheit aufgewogen.

Nachverfolgung und weitere Schritte

Nach dem Versand Ihrer Kündigung sollten Sie den Status aktiv nachverfolgen. Notieren Sie sich das Versanddatum und berechnen Sie, bis wann Sie spätestens eine Bestätigung von DocuSign erwarten sollten. Üblicherweise sollte eine Reaktion innerhalb von zwei bis drei Wochen erfolgen.

Wenn Sie nach diesem Zeitraum keine Bestätigung erhalten haben, empfiehlt es sich, schriftlich nachzuhaken. Auch diese Nachfrage sollte per Einschreiben erfolgen und auf Ihr ursprüngliches Kündigungsschreiben Bezug nehmen. Fügen Sie Kopien der Versandnachweise bei und fordern Sie erneut eine Bestätigung.

Überprüfen Sie nach dem Kündigungstermin Ihre Kontoauszüge sorgfältig, um sicherzustellen, dass keine weiteren Abbuchungen erfolgen. Sollte DocuSign trotz wirksamer Kündigung weiterhin Beträge einziehen, widersprechen Sie der Lastschrift bei Ihrer Bank und setzen Sie sich umgehend schriftlich mit DocuSign in Verbindung, wiederum per Einschreiben.

Kundenbewertungen und Tipps

Die Erfahrungen von Nutzern mit DocuSign sind gemischt und reichen von sehr positiven Bewertungen der Kernfunktionalität bis hin zu Kritik an Preisgestaltung und Kündigungsprozessen. Ein Blick auf Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte kann helfen, häufige Probleme zu vermeiden und den Kündigungsprozess reibungsloser zu gestalten.

Häufige Kündigungsgründe

Viele Nutzer entscheiden sich aus finanziellen Gründen für eine Kündigung. DocuSign gehört zu den teureren Anbietern im Bereich elektronischer Signaturen, und nicht alle Nutzer können die Kosten langfristig rechtfertigen, insbesondere wenn sie den Service nur sporadisch nutzen. Freelancer und kleine Unternehmen berichten häufig, dass sie nach einem anfänglichen Bedarf feststellen, dass günstigere Alternativen oder sogar kostenlose Lösungen für ihre Zwecke ausreichen.

Ein weiterer häufiger Grund ist die automatische Verlängerung von Jahresabonnements. Viele Nutzer vergessen, ihre Verträge rechtzeitig zu kündigen, und werden dann für ein weiteres Jahr zur Zahlung verpflichtet. Dies führt zu Frustration, besonders wenn der Service in der neuen Vertragsperiode kaum oder gar nicht genutzt wird. Einige Nutzer berichten auch von Schwierigkeiten beim Kündigungsprozess selbst, etwa wenn Online-Kündigungen nicht funktionieren oder Bestätigungen ausbleiben.

Erfahrungen mit dem Kündigungsprozess

Die Erfahrungen mit dem Kündigungsprozess bei DocuSign variieren. Einige Nutzer berichten von unkomplizierten Kündigungen über den Account-Bereich, während andere von technischen Problemen, fehlenden Bestätigungen oder Versuchen des Unternehmens berichten, sie zum Verbleib zu bewegen. Besonders bei Jahresabonnements scheint es häufiger zu Komplikationen zu kommen.

Nutzer, die den postalischen Weg gewählt haben, berichten überwiegend von positiven Erfahrungen. Die schriftliche Kündigung per Einschreiben wird in der Regel anerkannt und führt zu einer ordnungsgemäßen Vertragsbeendigung. Allerdings dauert es manchmal mehrere Wochen, bis die Kündigungsbestätigung eintrifft, was bei einigen Nutzern zu Unsicherheit führt.

Praktische Tipps für eine erfolgreiche Kündigung

Basierend auf den Erfahrungen zahlreicher Nutzer lassen sich einige praktische Tipps ableiten, die den Kündigungsprozess erleichtern. Erstens: Dokumentieren Sie alles. Erstellen Sie Screenshots Ihres Accounts, speichern Sie alle E-Mails von DocuSign und bewahren Sie Rechnungen auf. Diese Dokumentation kann bei Streitigkeiten hilfreich sein.

Zweitens: Kündigen Sie frühzeitig. Warten Sie nicht bis kurz vor Ablauf der Kündigungsfrist, sondern verschicken Sie Ihr Kündigungsschreiben mit ausreichend zeitlichem Puffer. So haben Sie noch Spielraum, falls Probleme auftreten oder Nachfragen notwendig werden.

Drittens: Sichern Sie Ihre Daten vor der Kündigung. Laden Sie alle wichtigen Dokumente, abgeschlossenen Verträge und Audit-Trails herunter, bevor Sie kündigen. Nach der Kündigung haben Sie möglicherweise keinen Zugriff mehr auf diese Informationen, und DocuSign ist nicht verpflichtet, Ihnen nachträglich Daten zur Verfügung zu stellen.

Viertens: Prüfen Sie Ihre Zahlungsmethode. Wenn Sie per Lastschrift zahlen, können Sie im Notfall der Abbuchung widersprechen. Bei Kreditkartenzahlungen ist dies schwieriger. Informieren Sie sich bei Ihrer Bank über Ihre Möglichkeiten, falls nach der Kündigung weiterhin Beträge abgebucht werden.

Alternativen zu DocuSign

Für Nutzer, die DocuSign kündigen möchten, gibt es zahlreiche Alternativen auf dem Markt. Zu den bekanntesten gehören Adobe Sign, SignNow, PandaDoc und HelloSign. Diese Anbieter bieten ähnliche Funktionalitäten, oft zu günstigeren Preisen oder mit flexibleren Abrechnungsmodellen. Auch kostenlose Lösungen wie Smallpdf oder PDF24 bieten grundlegende E-Signatur-Funktionen, die für viele Anwendungsfälle ausreichen.

Bei der Wahl einer Alternative sollten Sie auf einige Faktoren achten: Erfüllt der Anbieter die eIDAS-Verordnung? Wie sieht es mit Datenschutz und DSGVO-Konformität aus? Welche Integrationen mit anderen Tools sind verfügbar? Und nicht zuletzt: Wie gestalten sich die Kündigungsbedingungen? Nutzen Sie Testphasen, um verschiedene Anbieter auszuprobieren, bevor Sie sich langfristig binden.

Rechtliche Unterstützung bei Problemen

Sollten bei der Kündigung Probleme auftreten, etwa wenn DocuSign die Kündigung nicht anerkennt oder weiterhin Beträge abbucht, stehen Ihnen verschiedene Unterstützungsmöglichkeiten zur Verfügung. Verbraucherzentralen bieten kostenlose oder kostengünstige Beratung bei Vertragsproblemen an und können Sie über Ihre Rechte aufklären.

Bei hartnäckigen Streitigkeiten können Sie sich an die Schlichtungsstelle für den öffentlichen Personenverkehr oder andere Schlichtungsstellen wenden, je nach Art des Problems. Auch ein Anwalt für Vertragsrecht kann helfen, Ihre Ansprüche durchzusetzen. Die Kosten für eine anwaltliche Erstberatung sind gesetzlich gedeckelt und oft überschaubar.

In jedem Fall ist es wichtig, ruhig und sachlich zu bleiben und alle Schritte zu dokumentieren. Mit einer ordnungsgemäßen schriftlichen Kündigung per Einschreiben haben Sie eine starke rechtliche Position, und die meisten Probleme lassen sich durch klare Kommunikation und Verweis auf die geltenden Gesetze lösen.