So beenden Sie Ihr HRworks Abonnement einfach und schnell

Über HRworks

HRworks ist eine cloudbasierte HR-Software-Lösung, die von der HRworks GmbH mit Sitz in Ahrensburg bei Hamburg entwickelt und vertrieben wird. Das Unternehmen hat sich auf die Digitalisierung von Personalprozessen für kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland spezialisiert. Die Software bietet ein umfassendes Portfolio an Funktionen, die von der Personalverwaltung über die Zeiterfassung bis hin zur Lohn- und Gehaltsabrechnung reichen.

Die Plattform wurde entwickelt, um HR-Abteilungen bei der Bewältigung administrativer Aufgaben zu unterstützen und Prozesse zu automatisieren. HRworks ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiterdaten zentral zu verwalten, Urlaubsanträge digital zu bearbeiten, Arbeitszeitmodelle zu verwalten und verschiedene HR-Workflows zu optimieren. Das System ist modular aufgebaut, sodass Unternehmen die für sie relevanten Module auswählen und kombinieren können.

Zu den Kernfunktionen gehören die digitale Personalakte, die Abwesenheitsverwaltung, das Bewerbermanagement, die Zeitwirtschaft sowie verschiedene Self-Service-Portale für Mitarbeiter und Führungskräfte. Die Software ist DSGVO-konform und erfüllt die strengen deutschen Datenschutzanforderungen, was für viele Unternehmen ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl einer HR-Software darstellt.

HRworks richtet sich primär an Unternehmen mit 10 bis 500 Mitarbeitern und bietet verschiedene Lizenzmodelle an, die sich nach der Anzahl der Mitarbeiter und den gewünschten Funktionsmodulen richten. Die Software wird als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt, was bedeutet, dass keine lokale Installation erforderlich ist und die Nutzer über einen Webbrowser auf das System zugreifen können.

Abonnementpläne und Preise

HRworks verfolgt ein modulares Preismodell, bei dem Unternehmen individuell die benötigten Funktionsbereiche auswählen können. Die Preisgestaltung ist nicht öffentlich auf der Website einsehbar, sondern wird auf Anfrage individuell kalkuliert. Dies ist in der HR-Software-Branche durchaus üblich, da die Kosten stark von der Unternehmensgröße und den gewählten Modulen abhängen.

Die Preisberechnung erfolgt in der Regel auf Basis einer monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter, wobei verschiedene Faktoren die Gesamtkosten beeinflussen. Dazu gehören die Anzahl der aktiven Nutzer, die gewählten Module, der Implementierungsaufwand und mögliche Zusatzleistungen wie Schulungen oder individueller Support.

Verfügbare Module und Funktionsbereiche

HRworks bietet verschiedene Funktionsmodule an, die einzeln oder in Kombination gebucht werden können:

Vertragslaufzeiten und Zahlungsmodelle

Die Verträge mit HRworks werden üblicherweise mit einer Mindestlaufzeit von 12 oder 24 Monaten abgeschlossen. Diese Mindestvertragslaufzeit ist im SaaS-Bereich Standard, da die Anbieter Implementierungs- und Onboarding-Kosten haben, die sich über einen längeren Zeitraum amortisieren müssen. Die Abrechnung erfolgt in der Regel monatlich oder jährlich, wobei bei jährlicher Vorauszahlung häufig Rabatte gewährt werden.

Zusätzlich zu den laufenden Lizenzgebühren können einmalige Kosten für die Implementierung, Datenmigration und Schulungen anfallen. Diese Einrichtungskosten variieren je nach Komplexität der Unternehmensstruktur und dem gewünschten Customizing-Grad erheblich.

Kündigungsbedingungen

Die Kündigung eines HRworks-Abonnements unterliegt spezifischen vertraglichen Bedingungen, die in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Unternehmens festgelegt sind. Als deutscher Anbieter orientiert sich HRworks an den deutschen rechtlichen Rahmenbedingungen für Software-as-a-Service-Verträge.

Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten

Die genauen Kündigungsfristen sind im individuellen Vertrag festgelegt und können je nach vereinbarter Vertragslaufzeit variieren. Typischerweise gelten folgende Regelungen:

Es ist wichtig zu beachten, dass sich Verträge nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit in der Regel automatisch verlängern, wenn nicht fristgerecht gekündigt wird. Die Kündigungsfrist von drei Monaten ist im deutschen B2B-Software-Bereich üblich und gibt beiden Vertragsparteien ausreichend Zeit für die Vertragsbeendigung und gegebenenfalls für die Migration zu einer alternativen Lösung.

Ordentliche und außerordentliche Kündigung

Bei der Kündigung von HRworks wird zwischen ordentlicher und außerordentlicher Kündigung unterschieden. Die ordentliche Kündigung erfolgt unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen und bedarf keiner besonderen Begründung. Der Kunde kann sein Vertragsverhältnis einfach durch eine schriftliche Kündigungserklärung beenden.

Eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund ist hingegen nur unter besonderen Umständen möglich. Wichtige Gründe können beispielsweise erhebliche Vertragsverletzungen seitens des Anbieters sein, wie anhaltende Systemausfälle, schwerwiegende Datenschutzverletzungen oder die dauerhafte Nichterbringung vertraglich zugesicherter Leistungen. Eine außerordentliche Kündigung muss detailliert begründet werden und sollte idealerweise nach vorheriger Abmahnung erfolgen.

Rechtliche Grundlagen in Deutschland

Die Kündigung von Software-Verträgen unterliegt in Deutschland den allgemeinen Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Besonders relevant sind die Vorschriften zu Dauerschuldverhältnissen und zu Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Das BGB schützt beide Vertragsparteien und stellt sicher, dass Kündigungsklauseln nicht unangemessen benachteiligend sind.

Im B2B-Bereich haben Unternehmen größere Vertragsfreiheit als Verbraucher, dennoch müssen auch hier die Grundsätze von Treu und Glauben beachtet werden. Kündigungsfristen von mehr als drei Monaten bei Software-Verträgen werden von Gerichten häufig als unangemessen lang angesehen, weshalb die meisten Anbieter bei dieser Frist bleiben.

Datenexport und Datenlöschung

Ein wichtiger Aspekt bei der Kündigung von HRworks ist der Umgang mit den im System gespeicherten Daten. Gemäß DSGVO haben Unternehmen das Recht auf Datenportabilität, das heißt, sie können die Herausgabe ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format verlangen. HRworks bietet in der Regel Exportfunktionen an, mit denen Personaldaten vor Vertragsende gesichert werden können.

Nach Vertragsende ist HRworks verpflichtet, alle personenbezogenen Daten zu löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Es empfiehlt sich, vor der Kündigung alle relevanten Daten zu exportieren und zu sichern, da nach Ablauf der Kündigungsfrist kein Zugriff mehr auf das System besteht.

Wie man HRworks per Post kündigt

Die postalische Kündigung per Einschreiben ist die rechtlich sicherste Methode, um ein Vertragsverhältnis mit HRworks zu beenden. Obwohl in der digitalen Welt andere Kommunikationswege verfügbar sind, bietet die postalische Kündigung entscheidende Vorteile, die sie zur bevorzugten Methode machen.

Warum die postalische Kündigung die sicherste Methode ist

Die Kündigung per Post, insbesondere als Einschreiben mit Rückschein, bietet den höchsten Grad an Rechtssicherheit. Der Rückschein dient als gerichtsfester Nachweis, dass die Kündigung dem Vertragspartner zugegangen ist. Dies ist besonders wichtig, wenn es später zu Unstimmigkeiten über den Kündigungszeitpunkt oder das Zustandekommen der Kündigung kommen sollte.

Im Gegensatz zu E-Mails, die im Spam-Ordner landen oder aufgrund technischer Probleme nicht zugestellt werden können, ist bei einem Einschreiben der Zugang dokumentiert. Auch Online-Formulare oder Kündigungen über das Kundenportal können problematisch sein, da nicht immer eindeutig nachweisbar ist, dass die Kündigung tatsächlich beim Anbieter eingegangen ist. Technische Fehler, fehlende Bestätigungen oder nachträgliche Systemänderungen können die Beweislage erschweren.

Nach deutschem Recht gilt eine Willenserklärung wie eine Kündigung als zugegangen, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass dieser unter normalen Umständen von ihr Kenntnis nehmen kann. Bei einem Einschreiben ist dieser Zugang eindeutig dokumentiert, was im Streitfall entscheidend sein kann.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur postalischen Kündigung

Um HRworks ordnungsgemäß per Post zu kündigen, sollten Sie folgende Schritte beachten:

Schritt 1: Vertragsprüfung

Prüfen Sie zunächst Ihren Vertrag und die zugehörigen AGB genau. Notieren Sie sich die vereinbarte Kündigungsfrist und das Ende der Mindestvertragslaufzeit. Berechnen Sie den frühestmöglichen Kündigungstermin und stellen Sie sicher, dass Sie die Frist einhalten. Berücksichtigen Sie dabei auch Postlaufzeiten und mögliche Verzögerungen.

Schritt 2: Kündigungsschreiben erstellen

Erstellen Sie ein formelles Kündigungsschreiben. Dieses sollte folgende Elemente enthalten: Ihre vollständigen Unternehmensdaten als Absender, die korrekte Empfängeradresse, das aktuelle Datum, eine eindeutige Betreffzeile mit dem Wort "Kündigung", die Vertragsnummer oder Kundennummer zur Identifikation, eine klare Kündigungserklärung mit Angabe des gewünschten Beendigungszeitpunkts, eine Bitte um schriftliche Kündigungsbestätigung sowie die Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person.

Schritt 3: Empfängeradresse verwenden

Adressieren Sie Ihr Kündigungsschreiben an die offizielle Geschäftsadresse von HRworks:

• HRworks GmbH, Gut Damm 2, 22926 Ahrensburg

Diese Adresse ist die im Impressum angegebene Geschäftsadresse des Unternehmens und damit die korrekte Anschrift für rechtlich relevante Schreiben wie Kündigungen. Verwenden Sie keine alternativen Adressen oder Postfachadressen, es sei denn, diese sind explizit in Ihrem Vertrag als Kündigungsadresse angegeben.

Schritt 4: Versand als Einschreiben

Versenden Sie das Kündigungsschreiben als Einschreiben mit Rückschein. Gehen Sie dazu zu einer Postfiliale und lassen Sie sich den Versand bestätigen. Der Rückschein wird Ihnen nach Zustellung zurückgesandt und dient als Nachweis. Alternativ können Sie auch ein Einschreiben Einwurf verwenden, bei dem der Einwurf in den Briefkasten dokumentiert wird.

Schritt 5: Dokumentation aufbewahren

Bewahren Sie alle Unterlagen sorgfältig auf: eine Kopie des Kündigungsschreibens, den Einlieferungsbeleg der Post, den Rückschein nach dessen Erhalt sowie später die Kündigungsbestätigung von HRworks. Diese Dokumente sollten Sie mindestens bis zur vollständigen Abwicklung des Vertrages, idealerweise jedoch drei Jahre lang aufbewahren.

Moderne Alternativen: Digitale Versandservices

Für Unternehmen und Privatpersonen, die den Gang zur Post scheuen oder eine effizientere Lösung suchen, bieten digitale Versandservices wie Postclic eine praktische Alternative. Solche Dienste ermöglichen es, Kündigungsschreiben online zu erstellen und als rechtsgültiges Einschreiben versenden zu lassen, ohne selbst zur Post gehen zu müssen.

Die Vorteile solcher Services liegen in der Zeitersparnis, der professionellen Formatierung der Schreiben, dem digitalen Versandnachweis und der automatischen Dokumentation aller Schritte. Der gesamte Prozess kann bequem vom Computer oder Smartphone aus erledigt werden. Der Brief wird professionell gedruckt, kuvertiert und als Einschreiben verschickt. Sie erhalten alle Nachweise digital und können den Versandstatus nachverfolgen.

Dies ist besonders praktisch für Unternehmen, die mehrere Verträge kündigen müssen oder für Personen, die aus zeitlichen oder gesundheitlichen Gründen den Weg zur Post nicht auf sich nehmen können. Die rechtliche Wirksamkeit ist dabei identisch mit einem selbst zur Post gebrachten Einschreiben.

Häufige Fehler bei der Kündigung vermeiden

Bei der Kündigung von HRworks sollten Sie folgende häufige Fehler vermeiden: Verspätete Kündigung durch falsche Berechnung der Kündigungsfrist, Verwendung einer falschen oder unvollständigen Empfängeradresse, fehlende Vertragsidentifikation durch Weglassen der Kundennummer, Versand als normaler Brief ohne Sendungsverfolgung, unklare Formulierungen, die Zweifel am Kündigungswillen lassen, fehlende Unterschrift bei schriftlichen Kündigungen sowie das Versäumen, eine Kündigungsbestätigung anzufordern.

Ein weiterer häufiger Fehler ist es, die Kündigung nur per E-Mail zu versenden, wenn der Vertrag die Schriftform vorschreibt. In vielen Verträgen ist explizit festgelegt, dass Kündigungen der Schriftform bedürfen, was nach deutschem Recht eine eigenhändige Unterschrift erfordert. Eine einfache E-Mail erfüllt diese Anforderung nicht.

Kundenbewertungen und Tipps

Die Entscheidung zur Kündigung von HRworks basiert bei vielen Unternehmen auf unterschiedlichen Faktoren. Ein Blick auf die Erfahrungen anderer Nutzer und praktische Tipps kann bei der Entscheidungsfindung und der korrekten Durchführung der Kündigung hilfreich sein.

Gründe für die Kündigung von HRworks

Unternehmen entscheiden sich aus verschiedenen Gründen für die Beendigung ihres HRworks-Abonnements. Ein häufiger Grund ist die Unternehmensgröße: Während HRworks für mittelständische Unternehmen konzipiert ist, stellen sehr kleine Unternehmen manchmal fest, dass der Funktionsumfang ihre Bedürfnisse übersteigt und einfachere, kostengünstigere Lösungen ausreichend wären. Umgekehrt wachsen manche Unternehmen über die Zielgruppe von HRworks hinaus und benötigen Enterprise-Lösungen mit noch umfangreicheren Funktionen.

Kostenüberlegungen spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Die laufenden Kosten für Software-Lizenzen können insbesondere bei wirtschaftlichen Schwierigkeiten oder Umstrukturierungen kritisch hinterfragt werden. Manche Unternehmen stellen fest, dass sie nicht alle gebuchten Module tatsächlich nutzen und suchen nach kostengünstigeren Alternativen.

Technische Aspekte können ebenfalls zur Kündigungsentscheidung beitragen. Integrationsprobleme mit bestehenden Systemen, Unzufriedenheit mit der Benutzeroberfläche oder fehlende spezifische Funktionen, die für das eigene Geschäftsmodell wichtig sind, führen manchmal dazu, dass Unternehmen nach alternativen HR-Lösungen suchen.

Auch strategische Unternehmensentscheidungen können eine Rolle spielen. Bei Fusionen oder Übernahmen wird oft die IT-Landschaft konsolidiert, was zur Ablösung einzelner Systeme führt. Manche Unternehmen entscheiden sich auch bewusst für den Wechsel zu einer All-in-One-Lösung, die neben HR auch andere Geschäftsbereiche abdeckt.

Erfahrungen mit dem Kündigungsprozess

Die Erfahrungen von Unternehmen mit dem Kündigungsprozess bei HRworks sind überwiegend positiv. Als etablierter deutscher Anbieter hält sich HRworks in der Regel an die vertraglichen Vereinbarungen und bearbeitet Kündigungen professionell. Die meisten Unternehmen berichten, dass sie nach Versand der Kündigung zeitnah eine Kündigungsbestätigung erhalten haben.

Einige Nutzer berichten jedoch von Rückfragen seitens HRworks nach Eingang der Kündigung. Dies ist nicht ungewöhnlich, da Anbieter naturgemäß daran interessiert sind, Kunden zu halten. Solche Kontaktaufnahmen sollten professionell behandelt werden, aber Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass eine einmal ausgesprochene Kündigung rechtlich bindend ist und nicht zurückgenommen werden muss.

Wichtige Tipps für einen reibungslosen Übergang

Wenn Sie sich zur Kündigung von HRworks entschieden haben, sollten Sie den Übergang sorgfältig planen. Beginnen Sie frühzeitig mit der Suche nach einer Alternative, idealerweise bereits einige Monate vor dem geplanten Kündigungstermin. Dies gibt Ihnen ausreichend Zeit für Vergleiche, Testphasen und die Implementierung der neuen Lösung.

Der Datenexport sollte oberste Priorität haben. Exportieren Sie alle relevanten Personaldaten, Zeiterfassungsdaten, Urlaubskonten und sonstige wichtige Informationen rechtzeitig vor Vertragsende. Prüfen Sie die exportierten Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit. Beachten Sie dabei auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über den bevorstehenden Systemwechsel. Dies ist besonders wichtig, wenn Mitarbeiter Self-Service-Funktionen nutzen oder sich regelmäßig im System anmelden. Planen Sie ausreichend Zeit für Schulungen zur neuen Software ein.

Erstellen Sie einen detaillierten Migrationsplan, der alle Schritte vom Datenexport über die Implementierung der neuen Lösung bis zur vollständigen Inbetriebnahme umfasst. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und Zeitpläne. Planen Sie auch eine Überlappungsphase ein, in der beide Systeme parallel laufen, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.

Datenschutzrechtliche Aspekte bei der Kündigung

Bei der Kündigung von HR-Software müssen besondere datenschutzrechtliche Aspekte beachtet werden, da solche Systeme hochsensible Personaldaten verarbeiten. Gemäß DSGVO haben Sie als verantwortliche Stelle die Pflicht, auch nach der Kündigung sicherzustellen, dass die Daten Ihrer Mitarbeiter angemessen geschützt sind.

Klären Sie mit HRworks, wie und wann die Datenlöschung erfolgt. Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung über die vollständige Löschung aller Daten nach Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen. Dokumentieren Sie den gesamten Prozess der Datenübertragung und -löschung für Ihre Rechenschaftspflichten nach DSGVO.

Wenn Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit HRworks abgeschlossen haben, endet dieser mit der Kündigung des Hauptvertrages. Stellen Sie sicher, dass auch alle damit verbundenen Verpflichtungen ordnungsgemäß beendet werden.

Kommunikation mit HRworks nach der Kündigung

Nach Versand der Kündigung sollten Sie auf eine schriftliche Kündigungsbestätigung warten. Diese sollte den Kündigungseingang bestätigen und das Datum des Vertragsendes nennen. Falls Sie innerhalb von zwei Wochen keine Bestätigung erhalten, kontaktieren Sie HRworks proaktiv und fordern Sie diese an.

Klären Sie alle offenen Fragen bezüglich der letzten Abrechnung, etwaiger Restlaufzeiten oder Rückerstattungen rechtzeitig. Dokumentieren Sie alle Kommunikation mit HRworks schriftlich, sei es per E-Mail oder Brief. Dies kann bei späteren Unklarheiten hilfreich sein.

Beachten Sie, dass auch nach der Kündigung noch Zahlungsverpflichtungen bis zum Vertragsende bestehen. Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen beglichen werden, um Mahnverfahren oder negative Einträge bei Auskunfteien zu vermeiden.

Langfristige Überlegungen nach der Kündigung

Nach erfolgreicher Kündigung und Migration zu einer neuen Lösung sollten Sie die getroffene Entscheidung evaluieren. Hat die neue Software die Erwartungen erfüllt? Wurden die mit der Kündigung verbundenen Ziele erreicht? Solche Reflexionen helfen bei zukünftigen Software-Entscheidungen.

Bewahren Sie alle Unterlagen zur Kündigung und zum Vertrag mit HRworks für mindestens drei Jahre auf. Dies entspricht den allgemeinen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen und schützt Sie bei eventuellen späteren Streitigkeiten.

Die Erfahrungen aus dem Kündigungsprozess können auch für zukünftige Vertragsverhandlungen wertvoll sein. Achten Sie bei neuen Software-Verträgen besonders auf faire Kündigungsfristen, flexible Laufzeiten und klare Regelungen zum Datenexport. Diese Aspekte sollten bereits vor Vertragsabschluss sorgfältig geprüft und gegebenenfalls verhandelt werden.