So beenden Sie Ihr Salesforce-Abonnement erfolgreich

Über Salesforce

Salesforce ist eine der weltweit führenden Cloud-basierten Customer-Relationship-Management-Plattformen (CRM), die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Kundenbeziehungen zu verwalten, Vertriebsprozesse zu optimieren und Marketingkampagnen effektiver zu gestalten. Das 1999 in San Francisco gegründete Unternehmen revolutionierte die Software-Industrie durch sein innovatives Software-as-a-Service-Modell (SaaS), das es Unternehmen ermöglicht, auf leistungsstarke CRM-Tools zuzugreifen, ohne eigene Server-Infrastruktur aufbauen zu müssen.

In Deutschland ist Salesforce durch die Salesforce Deutschland GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main vertreten. Die Plattform bietet eine umfassende Suite von Anwendungen, die von Vertriebsautomatisierung über Kundenservice bis hin zu Marketing-Automatisierung und Analysetools reichen. Unternehmen jeder Größe nutzen Salesforce, um ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Die Salesforce-Plattform zeichnet sich durch ihre hohe Anpassungsfähigkeit aus. Nutzer können die Software durch zahlreiche Apps aus dem Salesforce AppExchange erweitern und an ihre spezifischen Geschäftsanforderungen anpassen. Zu den Kernprodukten gehören Sales Cloud für Vertriebsteams, Service Cloud für Kundenservice, Marketing Cloud für digitales Marketing sowie weitere spezialisierte Lösungen wie Commerce Cloud und Experience Cloud.

Trotz der umfangreichen Funktionalität und der Marktführerschaft entscheiden sich manche Unternehmen nach einer gewissen Nutzungsdauer für eine Kündigung ihres Salesforce-Abonnements. Die Gründe hierfür sind vielfältig und reichen von Budgetüberlegungen über den Wechsel zu alternativen Lösungen bis hin zu veränderten Geschäftsanforderungen.

Abonnementpläne und Preise

Salesforce bietet verschiedene Abonnementmodelle an, die auf unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anforderungen zugeschnitten sind. Die Preisgestaltung ist gestaffelt und richtet sich nach der Anzahl der Nutzer sowie dem gewünschten Funktionsumfang. Alle Preise verstehen sich in der Regel pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Sales Cloud Editionen

Service Cloud und weitere Produkte

Neben der Sales Cloud bietet Salesforce weitere spezialisierte Clouds an, die jeweils eigene Preismodelle haben. Die Service Cloud für Kundenservice-Teams beginnt bei ähnlichen Preispunkten wie die Sales Cloud. Die Marketing Cloud, die deutlich umfangreichere Funktionen für E-Mail-Marketing, Social Media Management und Customer Journey Mapping bietet, hat eine komplexere Preisstruktur, die oft individuell verhandelt wird und bei mehreren tausend Euro monatlich beginnen kann.

Die Preisgestaltung von Salesforce kann für viele Unternehmen eine erhebliche finanzielle Verpflichtung darstellen, insbesondere wenn mehrere Produkte kombiniert werden oder eine große Anzahl von Benutzern Zugang benötigt. Hinzu kommen oft zusätzliche Kosten für Implementierung, Anpassungen, Schulungen und Support, die das Gesamtbudget erheblich erhöhen können.

Vertragslaufzeiten und Zahlungsmodelle

Salesforce-Verträge werden typischerweise mit einer Mindestlaufzeit von einem Jahr abgeschlossen, wobei auch mehrjährige Verträge möglich sind. Die Abrechnung erfolgt in der Regel jährlich im Voraus, wobei bei einigen Editionen auch monatliche Zahlungsoptionen verfügbar sein können. Bei längeren Vertragslaufzeiten gewährt Salesforce häufig Preisnachlässe.

Kündigungsbedingungen

Die Kündigung eines Salesforce-Abonnements unterliegt spezifischen vertraglichen Bedingungen, die in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sowie im individuellen Vertrag festgelegt sind. Für Kunden in Deutschland gelten dabei auch die Bestimmungen des deutschen Vertragsrechts.

Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen

Salesforce-Verträge haben typischerweise eine feste Laufzeit von 12 Monaten. Nach Ablauf dieser Mindestvertragslaufzeit verlängert sich der Vertrag in der Regel automatisch um weitere 12 Monate, sofern nicht rechtzeitig gekündigt wird. Die Kündigungsfrist beträgt üblicherweise 30 Tage vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit. Dies bedeutet, dass Kunden ihre Kündigung spätestens einen Monat vor dem Ende des Vertragsjahres einreichen müssen, um eine automatische Verlängerung zu vermeiden.

Es ist wichtig zu beachten, dass eine vorzeitige Kündigung während der laufenden Vertragslaufzeit in der Regel nicht möglich ist, es sei denn, es liegt ein wichtiger Grund vor. Unternehmen bleiben daher zur Zahlung der vereinbarten Gebühren für die gesamte Vertragslaufzeit verpflichtet, auch wenn sie die Software nicht mehr aktiv nutzen.

Rechtliche Grundlagen in Deutschland

Für Geschäftskunden in Deutschland gelten bei SaaS-Verträgen wie Salesforce die allgemeinen Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Das Widerrufsrecht, das Verbrauchern bei Fernabsatzverträgen zusteht, gilt nicht für Unternehmen, die Salesforce für geschäftliche Zwecke nutzen. Daher ist eine sorgfältige Prüfung der Vertragsbedingungen vor Vertragsabschluss besonders wichtig.

Bei außerordentlichen Kündigungen aus wichtigem Grund gemäß § 314 BGB können Unternehmen unter bestimmten Umständen von ihrem Recht Gebrauch machen, den Vertrag vorzeitig zu beenden. Wichtige Gründe können beispielsweise erhebliche Leistungsstörungen, wiederholte Systemausfälle oder fundamentale Änderungen der Geschäftsbedingungen sein, die dem Kunden nicht zumutbar sind.

Datensicherung vor der Kündigung

Vor der Kündigung sollten Unternehmen unbedingt eine vollständige Sicherung aller in Salesforce gespeicherten Daten vornehmen. Nach Vertragsende gewährt Salesforce üblicherweise nur eine begrenzte Frist für den Datenzugriff, bevor die Daten endgültig gelöscht werden. Eine sorgfältige Datenexport-Planung ist daher essentiell, um Geschäftskontinuität zu gewährleisten und keine wertvollen Kundeninformationen zu verlieren.

Wie man Salesforce per Post kündigt

Die postalische Kündigung per Einschreiben ist der rechtlich sicherste Weg, ein Salesforce-Abonnement zu beenden. Obwohl digitale Kommunikationswege heute weit verbreitet sind, bietet die klassische Briefkündigung entscheidende Vorteile in Bezug auf Nachweisbarkeit und Rechtssicherheit.

Warum die postalische Kündigung die sicherste Methode ist

Die Kündigung per Einschreiben mit Rückschein ist aus mehreren Gründen die empfehlenswerteste Methode. Erstens erhalten Sie einen unwiderlegbaren Nachweis über den Versand und den Zugang des Kündigungsschreibens beim Empfänger. Dies ist besonders wichtig, wenn es später zu Unstimmigkeiten über den Kündigungszeitpunkt oder die Einhaltung von Fristen kommen sollte.

Zweitens ist die Schriftform bei Kündigungen von langfristigen Verträgen nach deutschem Recht oft erforderlich oder zumindest empfehlenswert. Ein physisches Dokument mit Unterschrift hat vor Gericht einen höheren Beweiswert als eine E-Mail oder ein Online-Formular. Drittens können Sie bei der postalischen Kündigung sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen vollständig und korrekt übermittelt werden.

Im Gegensatz zu Online-Kündigungsportalen, die möglicherweise technische Probleme haben oder nicht alle Vertragsarten abdecken, und im Gegensatz zu telefonischen Kündigungen, bei denen Missverständnisse entstehen können, bietet der Briefweg maximale Kontrolle über den Kündigungsprozess.

Die korrekte Adresse für die Kündigung

Kündigungsschreiben für Salesforce-Verträge in Deutschland sollten an die folgende offizielle Geschäftsadresse gerichtet werden:

• Salesforce Deutschland GmbH, Gutleutstraße 200, 60327 Frankfurt am Main

Dies ist die eingetragene Geschäftsadresse der deutschen Niederlassung und die korrekte Anlaufstelle für alle formellen Korrespondenzen, einschließlich Kündigungen. Die Verwendung der korrekten Adresse ist entscheidend, da eine an eine falsche Adresse gesendete Kündigung möglicherweise nicht rechtzeitig oder überhaupt nicht zugestellt wird, was zur Verlängerung des Vertrages führen könnte.

Wesentliche Bestandteile des Kündigungsschreibens

Ein rechtssicheres Kündigungsschreiben sollte mehrere wichtige Elemente enthalten. Zunächst sollten die vollständigen Kontaktdaten des kündigenden Unternehmens angegeben werden, einschließlich Firmenname, Adresse und Kontaktinformationen. Die Kundennummer oder Vertragsnummer sollte ebenfalls genannt werden, um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen.

Der Kündigungstext sollte klar und unmissverständlich formuliert sein. Es sollte explizit erklärt werden, dass das Salesforce-Abonnement gekündigt wird, und das gewünschte Kündigungsdatum sollte angegeben werden. Idealerweise wird die Kündigung zum nächstmöglichen Zeitpunkt ausgesprochen, um sicherzustellen, dass die Frist eingehalten wird, auch wenn man sich über das genaue Vertragsende unsicher ist.

Eine Bitte um schriftliche Bestätigung der Kündigung mit Angabe des Beendigungsdatums sollte ebenfalls im Schreiben enthalten sein. Dies gibt zusätzliche Sicherheit und ermöglicht es, eventuelle Missverständnisse frühzeitig zu klären. Das Schreiben sollte mit Datum und handschriftlicher Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person versehen werden.

Der Versandprozess

Das Kündigungsschreiben sollte als Einschreiben mit Rückschein versendet werden. Diese Versandart kostet bei der Deutschen Post zusätzlich zum normalen Porto etwa 4,85 EUR, bietet aber den wichtigen Vorteil, dass Sie einen unterschriebenen Beleg über die Zustellung erhalten. Bewahren Sie sowohl die Versandquittung als auch den Rückschein sorgfältig auf, da diese als Beweis für die fristgerechte Kündigung dienen.

Alternativ kann auch ein Einschreiben Einwurf gewählt werden, das etwas günstiger ist. Hierbei bestätigt der Zusteller die Einlieferung in den Briefkasten, ohne dass eine Unterschrift des Empfängers erforderlich ist. Dies bietet einen guten Kompromiss zwischen Kosten und Nachweisbarkeit.

Moderne Lösungen für die postalische Kündigung

Für Unternehmen, die den Kündigungsprozess vereinfachen möchten, ohne auf die Rechtssicherheit der postalischen Kündigung zu verzichten, gibt es moderne digitale Lösungen. Dienste wie Postclic ermöglichen es, Kündigungsschreiben online zu erstellen und als nachverfolgten Brief versenden zu lassen, ohne selbst zur Post gehen zu müssen.

Solche Services bieten mehrere Vorteile: Sie sparen Zeit, da kein Gang zur Post notwendig ist, sie stellen professionell formatierte Schreiben sicher, und sie bieten digitale Nachweise über den Versand. Der Brief wird dabei von einem Dienstleister gedruckt, kuvertiert und als Einschreiben versendet. Sie erhalten eine digitale Bestätigung über den Versand und können den Status der Zustellung online verfolgen.

Diese Lösung kombiniert die Rechtssicherheit der traditionellen postalischen Kündigung mit der Bequemlichkeit digitaler Prozesse. Besonders für Unternehmen, die mehrere Verträge verwalten oder keinen einfachen Zugang zu Postdienstleistungen haben, kann dies eine praktische Alternative sein.

Zeitplanung und Fristen

Bei der Planung der Kündigung sollten Sie ausreichend Puffer einplanen. Auch wenn die Kündigungsfrist 30 Tage beträgt, empfiehlt es sich, das Kündigungsschreiben mindestens 45 bis 60 Tage vor dem gewünschten Vertragsende zu versenden. Dies gibt Ihnen Zeit, auf eventuelle Rückfragen zu reagieren und sicherzustellen, dass alle Formalitäten rechtzeitig erledigt werden.

Bedenken Sie auch, dass Brieflaufzeiten variieren können und dass es einige Tage dauern kann, bis Ihr Schreiben bei Salesforce bearbeitet wird. Durch frühzeitiges Handeln vermeiden Sie das Risiko, dass Ihr Vertrag sich ungewollt um ein weiteres Jahr verlängert.

Kundenbewertungen und Tipps

Häufige Gründe für die Kündigung

Unternehmen entscheiden sich aus verschiedenen Gründen für die Kündigung ihres Salesforce-Abonnements. Ein häufig genannter Grund sind die hohen Kosten. Während Salesforce zweifellos eine leistungsstarke Plattform ist, können die Gesamtkosten für Lizenzen, Implementierung, Anpassungen und laufenden Support für kleine und mittlere Unternehmen erheblich sein. Viele Organisationen stellen fest, dass sie nur einen Bruchteil der verfügbaren Funktionen nutzen und dass kostengünstigere Alternativen ihre Anforderungen ebenso gut erfüllen würden.

Ein weiterer häufiger Kündigungsgrund ist die Komplexität der Plattform. Salesforce bietet enorme Anpassungsmöglichkeiten, was aber auch bedeutet, dass eine steile Lernkurve zu bewältigen ist. Unternehmen ohne dedizierte Salesforce-Administratoren oder -Entwickler haben oft Schwierigkeiten, das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen. Die Notwendigkeit, externe Berater für Konfiguration und Wartung zu engagieren, erhöht die Gesamtbetriebskosten zusätzlich.

Veränderungen in der Unternehmensstrategie oder -größe führen ebenfalls zu Kündigungen. Wenn ein Unternehmen schrumpft, fusioniert oder seine Geschäftsausrichtung ändert, kann es sein, dass die ursprünglich gewählte CRM-Lösung nicht mehr passt. Auch der Wechsel zu integrierten Geschäftssoftware-Suiten, die CRM-Funktionalität als Teil eines größeren ERP-Systems bieten, ist ein verbreiteter Grund.

Erfahrungen mit dem Kündigungsprozess

Die Erfahrungen von Unternehmen mit dem Salesforce-Kündigungsprozess sind gemischt. Viele berichten, dass die Kündigung selbst unkompliziert verläuft, sofern die Fristen eingehalten werden und alle vertraglichen Verpflichtungen erfüllt sind. Die schriftliche Kündigung per Post wird in der Regel zuverlässig bearbeitet, und Unternehmen erhalten eine Bestätigung.

Einige Kunden berichten jedoch von Versuchen seitens Salesforce, die Kündigung durch Rückgewinnungsangebote zu verhindern. Dies kann Preisnachlässe, zusätzliche Funktionen oder verlängerte Supportleistungen umfassen. Während solche Angebote für manche Unternehmen attraktiv sein können, sollten Sie sich nicht unter Druck setzen lassen, wenn Ihre Entscheidung zur Kündigung feststeht.

Wichtige Tipps für einen reibungslosen Kündigungsablauf

Dokumentieren Sie alle Schritte des Kündigungsprozesses sorgfältig. Erstellen Sie Kopien Ihres Kündigungsschreibens, bewahren Sie alle Versandnachweise auf, und notieren Sie alle Kommunikationen mit Salesforce. Diese Dokumentation kann bei späteren Unstimmigkeiten von unschätzbarem Wert sein.

Überprüfen Sie Ihren Vertrag gründlich, bevor Sie kündigen. Achten Sie auf spezielle Klauseln bezüglich Kündigungsfristen, automatischer Verlängerung oder Mindestlaufzeiten. Wenn Sie unsicher sind, kann es sinnvoll sein, rechtlichen Rat einzuholen, insbesondere bei größeren Verträgen.

Planen Sie die Datenmigration frühzeitig. Salesforce bietet verschiedene Tools für den Datenexport, aber der Prozess kann je nach Datenmenge und -komplexität zeitaufwendig sein. Beginnen Sie mit der Datensicherung mehrere Wochen vor dem geplanten Kündigungsdatum, um ausreichend Zeit für Tests und eventuelle Wiederholungen zu haben.

Alternativen zu Salesforce

Unternehmen, die Salesforce kündigen, wechseln häufig zu Alternativen wie HubSpot CRM, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM oder Pipedrive. Diese Plattformen bieten oft ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis für kleinere Unternehmen oder solche mit spezifischeren Anforderungen. Einige Organisationen entscheiden sich auch für Open-Source-Lösungen wie SuiteCRM oder für branchenspezifische CRM-Systeme.

Bei der Auswahl einer Alternative sollten Sie nicht nur die Kosten, sondern auch Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen, Skalierbarkeit und verfügbaren Support berücksichtigen. Eine gründliche Evaluierungsphase mit Testversionen kann helfen, die richtige Lösung für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu finden.

Nachvertragliche Überlegungen

Auch nach erfolgreicher Kündigung gibt es einige Punkte zu beachten. Stellen Sie sicher, dass alle automatischen Zahlungen gestoppt wurden und überprüfen Sie Ihre Kontoauszüge, um sicherzugehen, dass keine weiteren Abbuchungen erfolgen. Wenn nach dem Kündigungsdatum noch Zahlungen abgebucht werden, kontaktieren Sie umgehend sowohl Salesforce als auch Ihre Bank.

Bewahren Sie alle Dokumente im Zusammenhang mit Ihrem Salesforce-Vertrag und dessen Kündigung für mindestens drei Jahre auf. Dies entspricht den allgemeinen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen in Deutschland und kann bei späteren Fragen oder Unstimmigkeiten hilfreich sein.

Die Kündigung eines Salesforce-Abonnements ist ein wichtiger geschäftlicher Prozess, der sorgfältige Planung und Durchführung erfordert. Durch die Wahl der postalischen Kündigungsmethode per Einschreiben sichern Sie sich maximale Rechtssicherheit und Nachweisbarkeit. Mit der richtigen Vorbereitung, rechtzeitiger Datensicherung und Einhaltung aller Fristen können Sie den Übergang zu einer alternativen Lösung reibungslos gestalten und sicherstellen, dass keine unerwarteten Kosten oder vertraglichen Verpflichtungen entstehen.