Opzeggen Exact: Eenvoudige Stappen

Wat is Exact

Exact Software Nederland B.V. biedt verschillende bedrijfssoftware oplossingen aan voor ondernemers en boekhouders, waarbij alle prijzen per maand zijn en exclusief btw, met betalingen die verlopen via automatische incasso. Exact Online Boekhouden kan als aparte module worden afgenomen, waarbij de prijs afhankelijk is van het aantal verkoopfacturen - voor meer dan 5 per maand is een 'Boekhouden Plus' licentie van €97,50/maand vereist, en voor meer dan 100 verkoopfacturen per maand biedt Exact 'Boekhouden Professional' voor 146€/maand.

Het softwarepakket richt zich op verschillende sectoren met gespecialiseerde modules: Exact Online Productie voor productiebedrijven met mogelijkheden voor calculatie, planning en productiebeheer, en Exact Online Projecten voor bedrijven die projectmatig werken, met functies voor urenregistratie, facturatie en klantbeheer (CRM). Je kunt 30 dagen gratis gebruik maken van een Exact Online voor Boekhouden abonnement, waarbij na de periode van 30 dagen het abonnement automatisch wordt afgesloten, tenzij je het omzet in een betaald abonnement.

Klantenervaringen met het opzegproces

De praktijk van het opzeggen bij Exact blijkt voor veel klanten een uitdaging te zijn. Bij het opzeggen van het account werd er nog 2 maanden extra aangerekend, terwijl het opzeggen erg lastig wordt gemaakt - eigenlijk onmogelijk, waarbij de klantenservice niet erg bereidwillig is om te helpen en meerdere mailtjes met het verzoek om direct van het contract af te komen stil blijven.

Het opzeggen van je zogenaamde abonnement is bijna onmogelijk en je zit er stilzwijgend steeds een jaar extra aan vast en bent toevallig altijd net te laat met opzeggen. Klanten rapporteren dat na 5 maanden zonder het pakket ook maar 1x gebruikt te hebben geprobeerd om op te zeggen, dit dramatisch is omdat een e-mail verstuurd met de opzegging wel ontvangen wordt door Exact maar helaas doen ze er helemaal niets mee en lopen de kosten gewoon door.

Een bijzonder punt van zorg is dat voor fiscaal gemak nooit een automatische incasso is afgegeven, maar Exact dit geen probleem vindt en gewoon de machtiging van exact online hiervoor gebruikt. Zij incasseren automatisch van een nummer waarvoor je geen toestemming hebt gegeven, waarvoor je aan je bank een MOI-formulier kunt vragen en invullen (MOI staat voor Machtiging Onterechte Incasso), hoewel sommige banken hier niet graag aan meewerken maar daartoe wettelijk wél verplicht zijn.

Waarom Exact opzeggen

Er zijn verschillende redenen waarom ondernemers hun Exact abonnement willen beëindigen. De abonnementen en de bijbehorende prijsverhogingen worden als negatief ervaren, daarnaast zijn er klachten over de functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid van de software, met name na recente updates of overnames.

Veel klanten ervaren problemen met de klantenservice: sommige gebruikers zijn ontevreden over de geboden ondersteuning, waarbij ze aangeven dat ze van het kastje naar de muur worden gestuurd en geen concrete oplossingen krijgen, terwijl het personeel soms als onbereikbaar of onbehulpzaam wordt ervaren. Ze zijn telefonisch niet bereikbaar - op de site geven ze wel een telefoonnummer maar die is dan niet geactiveerd, terwijl zij meer dan 2000 specialisten klaar zouden hebben om de klant te helpen.

Andere veel voorkomende redenen voor opzegging zijn:

• Overstap naar een goedkoper alternatief boekhoudpakket
• Beëindiging van de onderneming
• Ontevredenheid over de software functionaliteiten
• Problemen met automatische incasso's
• Gebrek aan transparantie in contractvoorwaarden

Opzegtermijnen en contractvoorwaarden

De opzegtermijnen bij Exact variëren afhankelijk van het type product. De Exact Online Boekhouden-abonnementen zijn per maand opzegbaar, terwijl Exact Online maandelijks opzegbaar is, maar abonnementen voor Exact Globe+, Synergy en Business Software jaarlijks opzegbaar zijn.

Voor specifieke producten gelden andere regels: na aanschaf heeft jouw abonnement een minimale looptijd tot aan 31 december van het eerstvolgende kalenderjaar, waarna het abonnement jaarlijks automatisch wordt verlengd met 1 kalenderjaar, mits niet is opgezegd, waarbij opzegging uiterlijk een maand voor de einddatum (dus uiterlijk op 30 november) plaats moet vinden, waarna het abonnement per 31 december eindigt.

De juridische aspecten van opzeggen

Het opzeggen van een abonnement moet volgens de Nederlandse wet op dezelfde manier kunnen als je het afsloot. Opzegging van een abonnement moet wettelijk gezien op dezelfde manier kunnen als je het afsloot - als je online het abonnement kan afsluiten, dan mag je het ook online stopzetten, wat betekent dat als je via een formulier op de website lid kon worden, het sturen van een e-mail voldoende is op te zeggen.

De basisregel is dat je een abonnement altijd per direct kan stopzetten met een opzegtermijn van 1 maand, waarbij voor het beëindigen van abonnement in de regel een opzegtermijn van één maand geldt. De opzegtermijn moet terug te vinden zijn in de algemene voorwaarden - is geen opzegtermijn opgenomen of op andere wijze overeengekomen, dan kent de overeenkomst geen opzegtermijn en kan je altijd per direct opzeggen.

Een belangrijk punt is dat proefabonnementen van rechtswege niet automatisch verlengd mogen worden. De opzegtermijn die vanaf het moment van stilzwijgende verlenging geldt, is 1 maand, waarbij binnen 14 dagen opzeggen altijd kan - dit is de wettelijke bedenktijd die je hebt als consument.

Waarom aangetekende post de veiligste methode is

Bij het exact opzeggen is aangetekende post verreweg de veiligste en meest betrouwbare methode. Dit biedt verschillende juridische voordelen die andere methoden niet kunnen garanderen.

Het belangrijkste voordeel van aangetekende post is het juridische bewijs van ontvangst. Wanneer je een opzegbrief per aangetekende post verstuurt, ontvang je een ontvangstbevestiging die als juridisch bewijs dient dat je opzegging tijdig is ontvangen. Dit is cruciaal omdat bedrijven soms beweren geen opzegging te hebben ontvangen.

Aangetekende post creëert een papieren spoor dat voor de rechter geldig is. In geval van geschillen over de opzegging kun je aantonen dat je correct en tijdig hebt opgezegd. Dit is vooral belangrijk bij Exact, waar klanten regelmatig problemen ervaren met het erkennen van opzeggingen.

Een ander voordeel is de datum van verzending. Bij aangetekende post geldt de datum van verzending als de datum waarop je hebt opgezegd, niet de datum van ontvangst. Dit kan cruciaal zijn als je vlak voor een opzegtermijn opzegt.

Risico's van andere methoden

Hoewel sommige bedrijven andere opzegmethoden aanbieden, brengen deze risico's met zich mee. E-mails kunnen in spam-folders belanden, worden genegeerd, of er kan worden beweerd dat ze nooit zijn ontvangen. Telefonische opzeggingen laten geen schriftelijk bewijs achter, waardoor het woord tegen woord wordt.

Online formulieren kunnen technische problemen hebben of er kan worden beweerd dat ze niet correct zijn ingevuld. Bij Exact rapporteren klanten regelmatig dat hun opzeggingen via andere kanalen niet worden erkend of verwerkt.

Wat moet er in de opzegbrief staan

Een correcte opzegbrief voor Exact moet alle essentiële informatie bevatten om misverstanden te voorkomen. De brief moet duidelijk en ondubbelzinnig zijn.

Essentiële gegevens die in elke opzegbrief moeten staan:

• Je volledige naam en adresgegevens
• Klantnummer of contractnummer bij Exact
• Duidelijke vermelding dat je het abonnement opzegt
• De gewenste einddatum van het contract
• Specificatie van welke diensten je opzegt
• Datum en handtekening

De brief moet gericht zijn aan het juiste adres: Exact Software Nederland B.V., Molengraaffsingel 33, 2629 JD Delft. Zorg ervoor dat je dit adres correct vermeldt op de envelop en in de brief zelf.

Het is belangrijk om specifiek te zijn over welke diensten je opzegt. Exact biedt verschillende modules en add-ons aan, dus vermeld duidelijk of je het volledige abonnement opzegt of alleen bepaalde onderdelen.

Het verzendproces stap voor stap

Om het proces te vereenvoudigen voor consumenten die juridische zekerheid wensen zonder de complexiteit van eigenhandig opstellen van opzegbrieven, bestaat er een 100% online service. Postclic is een complete oplossing voor het versturen van aangetekende of gewone brieven, zonder dat je een printer nodig hebt. Je hoeft niet te verplaatsen: Postclic drukt, frankeert en verstuurt je brief. Er zijn tientallen kant-en-klare sjablonen beschikbaar voor opzeggingen van telecom, verzekeringen, energie, abonnementen en meer. De service biedt veilige verzending met ontvangstbevestiging en heeft juridische waarde gelijk aan fysieke verzending.

Als je ervoor kiest om zelf de brief te verzenden, volg dan deze stappen:

Controleer eerst je contractgegevens en opzegtermijn. Zorg ervoor dat je weet wanneer je uiterlijk moet opzeggen om problemen te voorkomen. Bij Exact kunnen opzegtermijnen variëren per product.

Stel de brief op met alle benodigde informatie. Gebruik een zakelijke toon en wees duidelijk in je boodschap. Vermijd onduidelijkheden die later tot discussies kunnen leiden.

Ga naar het postkantoor en verstuur de brief aangetekend. Vraag om een ontvangstbevestiging en bewaar deze zorgvuldig. Dit document is je bewijs dat je correct hebt opgezegd.

Belangrijke datums en deadlines

Bij het opzeggen van Exact is timing cruciaal. Opzegging dient uiterlijk een maand voor de einddatum (dus uiterlijk op 30 november) plaats te vinden, waarna het abonnement per 31 december eindigt. Dit geldt specifiek voor bepaalde Exact producten met jaarcontracten.

Voor maandelijkse abonnementen gelden andere regels. Exact Online hanteert een opzegtermijn van een maand, waarbij je een bevestiging van de opzegging van Exact Online ontvangt zodra deze je opzegging heeft verwerkt.

Het is belangrijk om te weten dat de datum van verzending telt, niet de datum van ontvangst. Als je bijvoorbeeld op 30 november aangetekend opzegt voor een contract dat uiterlijk dan opgezegd moet worden, dan ben je op tijd, ook al ontvangt Exact de brief pas op 2 december.

Veelgemaakte fouten bij opzeggen

Een van de meest voorkomende fouten is het gebruik van verkeerde contactgegevens. Veel klanten sturen hun opzegging naar het verkeerde adres of gebruiken algemene e-mailadressen die niet voor opzeggingen bedoeld zijn.

Een andere veel voorkomende fout is onduidelijkheid over welke diensten worden opgezegd. Exact biedt verschillende modules aan, en als je niet specifiek bent, kan er verwarring ontstaan over wat precies wordt beëindigd.

Timing is ook een veelvoorkomende valkuil. Je zit er stilzwijgend steeds een jaar extra aan vast en bent toevallig altijd net te laat met opzeggen. Veel klanten realiseren zich te laat dat hun contract automatisch wordt verlengd.

Het niet bewaren van bewijsstukken is een andere kritieke fout. Zonder bewijs van verzending kun je niet aantonen dat je correct hebt opgezegd, wat kan leiden tot doorlopende betalingen.

Specifieke valkuilen bij Exact

Bij Exact zijn er enkele specifieke punten waar je extra op moet letten. Exact is niet verplicht de data die jij invoert, gedurende een bepaalde (wettelijke) termijn te bewaren, dus zorg ervoor dat je uiterlijk op de laatste dag van de overeenkomst alle data exporteert of downloadt die je in de toekomst nodig kunt hebben.

Een ander punt is de automatische incasso. Voor fiscaal gemak heb ik nooit een automatische incasso afgegeven, maar voor exact is dit geen probleem en gebruikt hier dan gewoon de machtiging van exact online voor. Zorg ervoor dat je ook je automatische incasso stopt bij je bank.

Wat te doen als Exact niet reageert

Als Exact niet reageert op je opzegging, is het belangrijk om niet in paniek te raken maar wel actie te ondernemen. Dit is helaas een probleem dat vaker voorkomt bij dit bedrijf.

Stuur eerst een herinnering per aangetekende post. Verwijs naar je eerdere opzegging en voeg een kopie van je oorspronkelijke opzegbrief bij, samen met het bewijs van verzending. Geef een redelijke termijn voor een reactie, bijvoorbeeld twee weken.

Als er nog steeds geen reactie komt, kun je contact opnemen met de Geschillencommissie of de Autoriteit Consument en Markt (ACM). Zij kunnen bemiddelen in geschillen tussen consumenten en bedrijven.

Bij doorlopende automatische incasso's kun je bij je bank een terugboeking aanvragen. Je kunt daarvoor aan je bank een MOI-formulier vragen en invullen (MOI staat voor Machtiging Onterechte Incasso), waarbij sommige banken hier niet graag aan meewerken, maar zij zijn daartoe wettelijk wél verplicht.

Alternatieven voordat je opzegt

Voordat je definitief opzegt, kun je overwegen om je abonnement te pauzeren of te downgraden. Sommige Exact producten bieden deze mogelijkheden, wat kosten kan besparen zonder het complete verlies van je gegevens.

Je kunt ook kijken naar het wijzigen van je abonnement naar een goedkoper pakket. Zijn dit er meer dan 5 per maand, dan is een 'Boekhouden Plus' licentie van €97,50/maand vereist, terwijl voor meer dan 100 verkoopfacturen per maand Exact 'Boekhouden Professional' voor 146€/maand wordt aangeboden. Misschien past een lager pakket beter bij je huidige behoeften.

Overleg met je accountant of boekhouder kan ook waardevol zijn. Zij hebben mogelijk ervaring met verschillende boekhoudpakketten en kunnen advies geven over alternatieven die beter bij je bedrijf passen.

Gegevens veiligstellen voor opzegging

Voor je definitief opzegt, is het cruciaal om al je belangrijke gegevens veilig te stellen. Exact is niet verplicht de data die jij invoert, gedurende een bepaalde (wettelijke) termijn te bewaren, dus zorg ervoor dat je uiterlijk op de laatste dag van de overeenkomst alle data exporteert of downloadt die je in de toekomst nodig kunt hebben.

Maak een complete backup van je administratie, inclusief alle facturen, offertes, klantgegevens en rapportages. Deze gegevens heb je mogelijk nog jaren nodig voor belastingaangiften of controles.

Controleer ook of je alle documenten hebt gedownload die wettelijk bewaard moeten worden. Voor de meeste bedrijfsadministraties geldt een bewaartermijn van zeven jaar.

Let erop dat de klant toestemming geeft aan Exact om Afnemergegevens te bewaren gedurende de periode van 3 (drie) maanden na de beëindiging van de Exact Online Overeenkomst, en de Afnemergegevens te vernietigen na het einde van die 3 (drie-)maanden periode na de beëindiging. Je hebt dus slechts drie maanden na opzegging om je gegevens op te halen.

Overstappen naar een alternatief

Na het opzeggen van Exact zijn er verschillende alternatieven beschikbaar voor je boekhoudbehoeften. Populaire alternatieven zijn E-boekhouden, Moneybird, Yuki, en SnelStart. Elk heeft zijn eigen voor- en nadelen.

Bij het kiezen van een alternatief is het belangrijk om te kijken naar functionaliteiten die je echt nodig hebt. Veel ondernemers betalen voor functies die ze nooit gebruiken. Een eenvoudiger pakket kan vaak voldoende zijn en aanzienlijk goedkoper.

Overweeg ook de integratietijd en kosten van overstappen. Sommige pakketten bieden gratis migratie van je gegevens aan, terwijl anderen daar extra kosten voor rekenen.