Privacybeleid

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke en reikwijdte van dit beleid

De website https://www.postclic.com wordt gepubliceerd en beheerd door Postclic technology Limited (C 114711), met geregistreerd kantoor op . Voor elk persoonsgegeven dat hieronder is beschreven, bepaalt dit bedrijf de doeleinden en middelen, en treedt dus op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4(7) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Het beleid beschrijft wat Postclic doet met de gegevens van degenen die een account openen, van degenen die voor een verzending betalen, en van de ontvangers wiens adressen in de verzonden post voorkomen. Het is opgesteld onder Verordening (EU) 2016/679 (GDPR) voor personen gevestigd in de Europese Unie, onder de gewijzigde Wet nr. 78-17 (Wet op de gegevensbescherming) voor Frankrijk, en onder de Personal Data Protection Law (PDPL) van toepassing in Malta.

Vragen over de toepassing ervan kunnen worden gericht aan [email protected].

2. Gegevens verzameld in elke fase van een verzending

De verzameling beperkt zich tot wat het leveren, beheren en factureren van de service vereist. Er ontstaan vijf categorieën, op verschillende punten in de stroom.

Identiteitsgegevens

Achternaam, voornaam, postadres, elektronisch adres, telefoonnummer en land, opgegeven bij accountaanmaak en gereproduceerd als afzendergegevens op de post zelf.

Accountgegevens

Aanmeldnaam, wachtwoord opgeslagen alleen in gehashte vorm, het register van genomen abonnementen en de daartegen uitgebrachte facturen.

Betalingsgegevens

Het kaartnummer en de bijbehorende bankgegevens worden verzameld en verwerkt door provider Stripe alleen. Postclic krijgt er op geen enkel moment zicht op.

Inhoud- en adresgegevens

De documenten die zijn geüpload of via de service zijn opgesteld, de gemaakte sjablonen, de afzender- en ontvanger-gegevens, de geschiedenis van verzendingen en de tracking van elk item.

Technische gegevens

IP-adres, apparaattype, browser, serverlogboeken, en de cookies die worden gebruikt voor meting en beveiliging.

3. Doeleinden en wettelijke grondslag

Gegevens verzameld onder clausule 2 hierboven worden verwerkt om de service te leveren en uit te voeren, namelijk om post op te stellen, af te drukken en te versturen; om het account te beheren en facturen uit te geven; om fraude te voorkomen en betalingen veilig te stellen; om verzoeken om hulp en technische ondersteuning te beantwoorden; om de website en de prestaties van de service te verbeteren; om wettelijke verplichtingen op het gebied van facturering, boekhouding en bestrijding van witwassen na te komen; om administratieve of contractuele informatie met betrekking tot de service door te geven; en om verzoeken in het kader van GDPR- of PDPL-rechten af te handelen.

Elk van deze doeleinden berust op een van vier grondslag. Het uitvoeren van het contract omvat het gebruik van de service, de verwerking van bestellingen en facturering. Toestemming omvat accountaanmaak, cookies en marketing. Een wettelijke verplichting omvat het bijhouden van registers en facturen. Gerechtvaardigd belang omvat fraudepreventie en verbetering van de service.

4. Hoe lang gegevens worden bewaard

Gegevens worden bewaard voor de periode die strikt nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, volgens de volgende schaal.

Documenten en bestanden van de klant worden automatisch gewist wanneer het abonnement eindigt of het account wordt gesloten.

5. Personen aan wie de gegevens worden vrijgegeven

Postclic verkoopt noch verhuurt persoonlijke gegevens. Openbaarmaking vindt alleen plaats aan technische providers die belast zijn met hosting, routering, afdrukken en ondersteuning; aan de betalingsprovider; aan vervoerders en postoperators, voor zover een verzending hierom vraagt; en aan administratieve of gerechtelijke autoriteiten waar de wet dit verplicht. Elk ervan is gebonden door strikte geheimhoudings- en veiligheidsverplichtenissen.

De processors die momenteel zijn ingeschakeld, zijn als volgt.

• Stripe Payments Europe Ltd., voor de verwerking van betalingen.
• OVHcloud (OVH SAS)., voor hosting.
• Google LLC, voor publieksmetingen via Google Analytics 4.
• De postdienst gebruikt voor afdrukken en verzending van post.
• De OpenAI-interface en gelijkwaardige kunstmatige intelligentieinterfaces voor geautomatiseerde tekstgeneratie, die geen persoonlijke gegevens bewaren nadat de tekst is gegenereerd.

Wij gebruiken Stripe voor betalingen, analyses en andere zakelijke diensten. Stripe verzamelt identificerende informatie over de apparaten die verbinding maken met haar diensten. Stripe gebruikt deze informatie om de diensten die zij aan ons levert uit te voeren en te verbeteren, onder meer voor fraudedetectie. Meer informatie over Stripe en haar privacybeleid vindt u op https://stripe.com/privacy.

6. Hosting en overdrachten buiten de Europese Unie

Gegevens bevinden zich op de beveiligde servers van OVHcloud (OVH SAS)., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Cyprus (https://www.ovhcloud.com), gelegen binnen de Europese Unie, in Litouwen en Nederland. Back-ups en bepaalde verwerkingsbewerkingen kunnen in Malta worden uitgevoerd als onderdeel van het technisch beheer van de service, en hetzelfde geldt voor ondersteuningsbehoeften.

Elke overdracht buiten de Unie wordt gedekt door de waarborgen die de Verordening vereist, namelijk de Standaardcontractbepalingen aangenomen door de Europese Commissie onder artikel 46 GDPR, samen met gelijkwaardige garanties van de Personal Data Protection Law genoemd in clausule 1 hierboven, zodat de verstrekte bescherming gelijkwaardig is aan die binnen de Unie.

7. Maatregelen ter beveiliging van gegevens

Postclic past technische en organisatorische maatregelen toe die aansluiten bij erkende internationale normen: versleuteling van verkeer via SSL/TLS, hashing van wachtwoorden, firewalling, vastleggen van toegang, scheiding van omgevingen, strikte controle van autorisaties, en periodiek uitgevoerde interne veiligheidsaudits.

8. Cookies op de website

Er worden drie categorieën cookies gebruikt: technische cookies, zonder welke de service niet kan functioneren; analysecookies, geplaatst via Google Analytics 4 om het publiek te meten; en functionele cookies, die de gekozen taal en de weergavevoorkeuren van de klant onthouden.

De klant beheert deze cookies via de toestemmingsbanner of via de instellingen van de browser. Weigering van technische cookies kan de service onbereikbaar maken.

9. Rechten van de betrokkene en klachten

Onder zowel GDPR als PDPL beschikt de klant over het recht van toegang tot de gegevens die hem betreffen, het recht op rectificatie, het recht op verwijdering, bekend als het recht om vergeten te worden, het recht op beperking van de verwerking, het recht van bezwaar, het recht op overdraagbaarheid door middel van een export, en, alleen in de Europese Unie, het recht om richtlijnen vast te stellen over het lot van de gegevens na overlijden.

Een verzoek wordt gericht aan [email protected] en beantwoord binnen dertig dagen op zijn laatst. Een document ter bewijzing van identiteit kan worden geëist voordat het wordt uitgevoerd.

Een klant in de Europese Unie kan bovendien een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming van zijn of haar land.

10. Wijziging van dit beleid

Postclic behoudt zich het recht voor dit beleid op elk moment te wijzigen. De versie die van toepassing is op de relatie is die welke op de dag van raadpleging op de website is gepubliceerd. Elke substantiële wijziging wordt per e-mail of via het klantaccount meegedeeld.